24 marchés publics en Archivage et numérisation

Traitement complet d'un arriéré d'archives RH réparti par typologies (dossiers individuels, recrutement, formation, paie, instances, marchés).

• Récolement détaillé avec ouverture des boîtes, contrôle topographique et mise à jour des cotes selon fichier de récolement.
• Traitement intellectuel : identification des archives éliminables (préparation des bordereaux), tri et conditionnement des archives intermédiaires, classement et bordereaux de versement pour les archives définitives.
• Traitement matériel : dépoussiérage, contrôles sanitaires, conditionnement en boîtes de conservation et étiquetage ; production des tableaux de suivi et bordereaux requis.

Transferts inter-sites avec manutention et repositionnement des cartons, incluant montage/démontage et relocation de racks.

Destruction d'archives avec plan de gestion des déchets, traçabilité des flux et attestation annuelle des quantités et natures des déchets.

Normalisation et mise en boîte des documents selon formats imposés.

Remise d'un dossier complet post-intervention (planning, comptes rendus, fiches de réception) et bilan carbone.

• Reprise, transport, inventaire et intégration informatique des unités d'archivage (environ 5 748 ml et 11 500 conteneurs signalés).
• Conservation en locaux agréés conformes aux exigences de sécurité et gestion via un portail sécurisé (historique, extraction, rapports).
• Consultation dématérialisée ou physique selon habilitations, gestion des habilitations nominatives et traçabilité complète des mouvements.
• Destruction réglementée par conteneur plein avec bordereaux et certificats; fourniture de boîtes d'archives et étiquettes via l'outil.

Prestations d'impression et de façonnage pour envois postaux : impression, mise sous plis, affranchissement et distribution pour divers types d'avis et relances mensuelles.
Numérisation et création de PDF des documents (bulletins de paie, avis, régularisations), hébergement sécurisé et mise à disposition via API/web services et coffre-fort électronique.
Dématérialisation des flux vers plateformes agréées (Chorus Pro, Seres) et formats de transmission pour consultation extranet.
Fourniture des matières (papier, enveloppes), indexation documentaire, reporting des volumes et procédure de réversibilité/RGPD.

Numérisation d'archives physiques d'administrations territoriales (dossiers RH, budgets, directions métiers et autres actes administratifs).

Opérations prises en charge : collecte/transfert, dépollution et préparation, numérisation, indexation, contrôle qualité, reconditionnement ou destruction après validation.

Livrables : images numériques et fichiers d'indexation/inventaire conformes aux spécifications techniques.

Tarification attendue au bordereau de prix unitaires (ex. forfait par ml linéaire, tarif par boîte).

Transfert interne des fonds entre magasins d'un même bâtiment avec extraction, transport interne et réimplantation.

Tablettage des travées : adaptation des tablettes pour densification et optimisation de la conservation des documents.

Fourniture de matériel (chariots, armoires roulantes, cartons, film), emballage et protection des documents ; interventions planifiées par cycles selon volumes prévisionnels ; remise en état des locaux et assurance couvrant les opérations.

Numérisation et découpage des dossiers en un fichier PDF/A par pièce avec indexation conformément à une nomenclature définie.
Résolutions requises : 150–300 DPI pour formulaires, 300–600 DPI pour plans ; production de copies numériques fidèles.
Versement automatisé des fichiers et métadonnées via API vers le système d'instruction, avec tableau de suivi (id dossier, type de pièce, poids, statut).
Phase de test technique (au moins 1 mois), formation des utilisateurs et rapports quotidiens/mensuels de production et de suivi.

• Réception, tri et traitement des plis entrants et des courriels ; préparation des navettes et mise à disposition des courriers.

• Numérisation et indexation (PFN et documents dématérialisés), intégration avec ConvMAIL, gestion des rejets et production de tableaux de bord.

• Affranchissement et préparation des lots départ par tarification, organisation des remises et navettes ; volumes annuels traités par tranches (ex. jusqu’à 45 000 plis pour les arrivées).

• Suivi quotidien et mensuel de la production, contrôle qualité et plan de formation initiale des opérateurs.

Transcription écrite fidèle des séances IPR à partir d'enregistrements audio fournis.

• Livrable principal : procès-verbal au format Word suivant une trame type.
• Délai de remise : PV final sous 6 jours ouvrés après mise à disposition de l'audio.
• Volumes : jusqu'à 48 séances sur la durée du contrat, environ 8–10 séances par an ; séances jusqu'à 6 h, enregistrements généralement de 3 h à 3 h 30.