Gestion et conservation externalisée des archives

Transfert initial et reprise de stock

• Organisation et exécution des enlèvements sur l'ensemble des sites ouverts selon planning fourni.
• Réception, contrôle, filmage et mise en zone de transit si nécessaire.
• Reprise des données descriptives existantes et intégration dans l'outil informatisé.
• Livrables : inventaire d'entrée, table de correspondance des codifications (code-barres), rapports d'anomalies.

Inventaire et identification

• Inventaire au conteneur détaillé ; production d'un fichier Excel pour chaque conteneur non identifié ou partiellement identifié.
• Ouverture des unités d'archivage lorsque nécessaire pour identification et saisie des métadonnées.
• Validation des fichiers d'inventaire par l'entité propriétaire.

Enlèvement et versements réguliers

• Planification annuelle des versements ; enlèvements réalisés selon fréquence par site et plan transmis.
• Traçabilité complète des mouvements et mise à jour immédiate du portail après chaque versement.
• Transport assuré par les véhicules du titulaire; interdiction de sous-traiter le transport d'enlèvement sans information préalable.

Conservation et hébergement

• Stockage dans des locaux agréés conformes aux exigences de conservation (sécurité, ventilation, contrôle d'accès, éclairage adapté).
• Obligation de production des justificatifs de conformité et de sécurité des dépôts.
• Maintien du secret professionnel pour le personnel intervenant.

Consultation et restitutions

• Accès aux archives via un portail sécurisé : demandes, options dématérialisées et remises physiques.
• Délais de préparation et réintégration des documents après consultation; possibilité de consultation sur site pour personnes habilitées.
• Gestion des habilitations nominatives et mise à jour continue des listes d'accès.

Destruction et élimination

• Destruction des archives uniquement après visa conjoint et respect des procédures départementales ; destruction par conteneur plein.
• Établissement de bordereaux d'élimination, certificats et traçabilité des opérations de destruction.

Restitution finale et fin de conservation

• Modalités de sortie définitive : remise physique des conteneurs, état de conservation demandé, transfert des données et accès temporaire à l'outil de gestion pour faciliter la reprise.
• Responsabilité en cas de dégradation constatée lors de la restitution.

Outil de gestion informatisé

• Mise à disposition d'un espace client sécurisé avec gestion des comptes, historisation des mouvements, extraction Excel et reporting.
• Formation initiale (2 heures) et documentation associée ; support et accompagnement opérationnel.
• Accès aux historiques et aux fonctions d'export pendant une période définie après la fin du contrat.

Fournitures et consommables

• Fourniture et gestion de boîtes d'archives (dos 10 cm) et d'étiquettes via l'outil de gestion ; commandes et suivi intégrés.

Qualité et suivi

• Réunions de démarrage, points de suivi annuels, audits qualité, rapports d'anomalies et plans d'action.
• Indicateurs de performance et obligations de traçabilité tout au long de l'exécution.