Traitement d'un arriéré d'archives RH

Phases principales

• Récolement détaillé : ouverture des boîtes, vérification topographique des fonds, repérage des lacunes et ajustement des cotes selon fichier de récolement existant ; renseignement des tableaux de récolement fournis.

• Traitement intellectuel :

  • Archives éliminables : identification et regroupement des documents destinés à l'élimination, rédaction des bordereaux d'élimination et préparation des demandes de visa réglementaire (sans destruction physique par l'opérateur).
  • Archives intermédiaires (DUA non échue) : tri interne, description, classement et conditionnement en boîtes, élaboration d'un tableau de suivi DUA et récolement topographique selon le modèle annexé.
  • Archives définitives : tri interne, classement, cotation des dossiers (notamment dossiers individuels), conditionnement en boîtes de conservation et préparation des bordereaux de versement finalisés.

• Traitement matériel et sanitaire : évaluation de l'état sanitaire, dépoussiérage, désinsectisation/traitements éventuels, conditionnement des documents dans boîtes appropriées (boîtes cellodermes fournies par le service archivistique), étiquetage des boîtes et établissement des cotes provisoires et définitives.

• Contrôle qualité et supervision : contrôle qualité interne réalisé par le chef de projet ; vérifications périodiques par les services archivistiques référents (DGDA/DGRHTAG) ; rôle de contrôle distinct de l'exécution opérationnelle (les vérifications ne doivent pas être réalisées par l'archiviste exécutant en charge du traitement).

Livrables et documents de suivi

• Bordereaux d'élimination et demandes de visa.
• Tableaux de suivi de récolement et DUA (modèles fournis).
• Bordereaux de versement finalisés et cotation des dossiers.
• Mémoire technique et tableaux d'organisation et de suivi fournis par l'intervenant.

Coordination et contraintes opérationnelles

• Travaux à réaliser en coordination avec les services archivistiques et la direction RH mutualisée ; gestion des conditions matérielles d'accès et des contraintes sanitaires constatées (traitements et protections adaptés).