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Politique de Confidentialité d'Instao

Bienvenue sur instao.fr ! Nous vous remercions de votre confiance. La protection de vos données personnelles est une priorité absolue pour nous. Cette politique de confidentialité vous explique comment instao.fr (ci-après « Instao », « nous », « notre » ou « nos ») collecte, utilise, partage et protège vos informations lorsque vous utilisez notre plateforme, qui centralise et facilite la réponse aux appels d'offres publics.

1. Qui sommes-nous ?

Le responsable du traitement de vos données personnelles est :

Instao
INSTAO SAS
60 RUE François Ier, 75008 Paris
SIRET : 943 162 628
Contact : contact@instao.fr

2. Quelles informations collectons-nous ?

Nous collectons différentes catégories d'informations afin de vous fournir et d'améliorer nos services :

2.1. Informations que vous nous fournissez directement

Informations de compte : Lorsque vous créez un compte sur Instao, nous recueillons votre adresse e-mail.

Informations sur votre entreprise : Pour optimiser la sélection des appels d'offres, vous pouvez être invité à renseigner des informations détaillées sur votre entreprise, telles que :

  • Nom de l'entreprise
  • Secteur d'activité
  • Localisation
  • Compétences et expertises
  • Historique des projets
  • Toute autre information que vous choisissez de renseigner dans votre profil d'entreprise.

Contenu des documents téléchargés pour l'analyse par IA : Vous avez la possibilité de télécharger des documents (par exemple, plaquettes commerciales, certifications, références projets) pour faciliter la création de votre profil d'entreprise et l'identification des marchés les plus pertinents par notre intelligence artificielle.

Communications : Lorsque vous nous contactez (par e-mail, via le formulaire de contact ou d'autres moyens), nous collectons les informations que vous nous fournissez lors de ces échanges.

2.2. Informations collectées automatiquement

Données d'utilisation : Nous recueillons des informations sur la manière dont vous accédez et utilisez la plateforme Instao, y compris les pages que vous consultez, les fonctionnalités que vous utilisez, le temps passé sur la plateforme, les recherches effectuées, et les interactions avec les appels d'offres.

Informations sur l'appareil et la connexion : Nous pouvons collecter des informations sur l'appareil que vous utilisez pour accéder à nos services (type d'appareil, système d'exploitation, identifiants uniques de l'appareil), ainsi que des informations de connexion (adresse IP, type de navigateur, fuseau horaire).

Cookies et technologies similaires : Nous utilisons des cookies et des technologies de suivi similaires pour collecter des informations sur votre activité de navigation. Pour plus de détails, veuillez consulter la section dédiée aux Cookies ci-dessous.

3. Comment utilisons-nous vos informations ?

Nous utilisons les informations collectées pour les finalités suivantes :

Fourniture et gestion des services (Exécution du contrat) : Pour créer et gérer votre compte, vous permettre d'accéder à la plateforme Instao, centraliser les appels d'offres publics et vous fournir les fonctionnalités offertes par notre service.

Personnalisation et recommandation (Intérêt légitime / Votre consentement) : Pour analyser les informations de votre entreprise (y compris la description générée par l'IA à partir de vos documents) et vous recommander les appels d'offres publics les plus adaptés à votre profil, vos compétences et vos préférences. Cette personnalisation vise à optimiser votre expérience sur la plateforme.

Communication avec vous (Exécution du contrat / Intérêt légitime) : Pour vous envoyer des notifications concernant de nouveaux appels d'offres pertinents, des mises à jour de service, des alertes de sécurité, des confirmations et d'autres messages administratifs ou techniques. Nous pouvons également vous contacter pour répondre à vos questions et demandes de support.

Amélioration de nos services (Intérêt légitime) : Pour comprendre comment nos utilisateurs interagissent avec la plateforme, identifier les tendances d'utilisation, analyser l'efficacité de nos fonctionnalités et améliorer continuellement l'expérience utilisateur, la performance et la pertinence de nos algorithmes (y compris notre IA).

Sécurité et prévention de la fraude (Intérêt légitime / Obligation légale) : Pour protéger la sécurité et l'intégrité de notre plateforme, détecter et prévenir les activités frauduleuses ou non autorisées, et garantir la conformité à nos conditions d'utilisation.

Respect des obligations légales (Obligation légale) : Pour se conformer aux lois, réglementations et demandes légales applicables, telles que les demandes des autorités publiques.

Marketing et promotion (Votre consentement / Intérêt légitime) : Pour vous informer sur nos nouveaux services, fonctionnalités ou offres spéciales qui pourraient vous intéresser, si vous avez consenti à recevoir de telles communications ou si cela relève de notre intérêt légitime et que vous avez la possibilité de vous y opposer.

4. Comment fonctionne notre Intelligence Artificielle (IA) ?

Instao utilise une intelligence artificielle avancée pour optimiser la pertinence des appels d'offres que nous vous proposons :

Analyse des documents : Lorsque vous téléchargez des documents pour compléter ou créer votre profil d'entreprise, notre IA les scanne. L'objectif est d'extraire des informations clés sur votre entreprise, vos compétences, vos certifications et vos références. De même notre IA scanne l'ensemble des documents de chaque marché pour vous fournir une fiche synthétique et un chat contextualisé.

Création de la description de l'entreprise : Sur la base de cette analyse, l'IA génère une description structurée de votre société. Cette description est ensuite utilisée pour construire un profil numérique détaillé de votre entreprise sur Instao.

Sélection des marchés : La description générée et les autres informations de votre profil sont ensuite utilisées par notre IA pour identifier et vous présenter les appels d'offres publics les plus adéquats et pertinents par rapport aux capacités et au profil de votre entreprise.

Ce processus est conçu pour vous faire gagner du temps et améliorer l'efficacité de votre recherche de marchés.

5. Avec qui partageons-nous vos informations ?

Nous ne vendons ni ne louons vos données personnelles à des tiers. Nous pouvons partager vos informations dans les cas suivants, et uniquement dans la mesure nécessaire :

Prestataires de services tiers : Nous faisons appel à des entreprises tierces pour nous aider à exploiter, fournir, améliorer et commercialiser nos services (par exemple, hébergement de données, analyse de données, services d'e-mail, support client, outils d'IA pour le traitement des documents). Ces prestataires n'ont accès à vos données que dans la mesure nécessaire à l'exécution de leurs services et sont contractuellement tenus de maintenir la confidentialité et la sécurité de vos informations conformément au RGPD.

Nous utilisons PostHog pour l'analyse des actions sur le site. Les données transmises sont les informations de connexion (adresse mail, durée de session ..) et sont traitées sous des conditions strictes de confidentialité.

Conformité légale et autorités : Nous pouvons divulguer vos informations si la loi l'exige ou si nous pensons de bonne foi qu'une telle divulgation est nécessaire pour :

  • Se conformer à une obligation légale ou réglementaire.
  • Répondre à une demande légale (mandat de perquisition, ordonnance du tribunal, etc.).
  • Protéger les droits, la propriété ou la sécurité d'Instao, de nos utilisateurs ou du public.

Transfert d'entreprise : En cas de fusion, acquisition, vente d'actifs ou procédure de faillite, vos données pourraient être transférées à la nouvelle entité ou au successeur, sous réserve qu'elle s'engage à respecter cette politique de confidentialité.

6. Transferts de données hors de l'Union Européenne

Vos données personnelles sont principalement stockées sur des serveurs situés au sein de l'Union Européenne.

Cependant, certains de nos prestataires de services tiers peuvent être situés en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE). Dans un tel cas, nous nous assurons que le transfert de vos données est effectué dans le respect du RGPD, en utilisant des mécanismes de transfert appropriés, tels que :

  • Des décisions d'adéquation (lorsque la Commission Européenne a reconnu que le pays tiers assure un niveau de protection adéquat des données).
  • Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission Européenne.
  • Des règles d'entreprise contraignantes (BCR) pour les groupes d'entreprises.

7. Sécurité de vos données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre la perte, l'accès non autorisé, la divulgation, l'altération ou la destruction. Ces mesures comprennent, sans s'y limiter :

  • Chiffrement des données en transit (SSL/TLS) et au repos.
  • Contrôles d'accès stricts aux systèmes et aux données.
  • Sensibilisation et formation de notre personnel à la protection des données.

Malgré nos efforts, aucune méthode de transmission sur Internet ou de stockage électronique n'est totalement sécurisée. Nous ne pouvons donc pas garantir une sécurité absolue.

8. Conservation de vos données

Nous conservons vos données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour les finalités pour lesquelles elles ont été collectées, y compris pour satisfaire à toute exigence légale, comptable ou de reporting.

Les critères que nous utilisons pour déterminer les périodes de conservation incluent :

  • La durée pendant laquelle vous avez un compte actif sur Instao.
  • Les obligations légales ou réglementaires auxquelles nous sommes soumis.
  • La nécessité de résoudre des litiges, de faire respecter nos accords ou de protéger nos droits légaux.

Les données agrégées ou anonymisées peuvent être conservées plus longtemps à des fins d'analyse statistique et d'amélioration des services, sans vous identifier.

9. Vos droits en matière de protection des données

Conformément à la réglementation en vigueur, vous disposez d'un droit d'accès et de rectification de vos Données, ainsi que de celui d'en demander l'effacement, de vous opposer à leur traitement et d'en obtenir la limitation ou la portabilité dans la mesure où cela est applicable.

Vous pouvez également vous opposer à ce que vos Données soient utilisées aux fins de dresser votre profil client ; dans ce cas vous ne pourrez plus bénéficier d'offres ou de services personnalisés.

Comment exercer vos droits ?

Pour exercer l'un de ces droits, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : contact@instao.fr.

Afin de protéger votre vie privée et votre sécurité, nous pourrions être amenés à vérifier votre identité avant de répondre à votre demande. Nous nous engageons à répondre à votre demande dans un délai d'un mois, qui peut être prolongé de deux mois si la demande est complexe ou si le nombre de demandes est important.

Droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous estimez que vos droits n'ont pas été respectés, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL) :

CNIL
3 Place de Fontenoy
TSA 80715
75334 PARIS CEDEX 07
France
Site web : https://www.cnil.fr/fr/plaintes

10. Utilisation des Cookies et Technologies Similaires

Instao utilise des cookies et d'autres technologies de suivi similaires pour améliorer votre expérience sur notre plateforme, analyser votre utilisation et soutenir nos efforts de marketing.

Qu'est-ce qu'un cookie ? Un cookie est un petit fichier texte placé sur votre appareil (ordinateur, tablette, smartphone) par les sites web que vous visitez. Il permet au site de se souvenir de vos actions et préférences sur une certaine période.

Types de cookies que nous utilisons :

  • Cookies strictement nécessaires : Indispensables au fonctionnement de base de la plateforme (par exemple, pour la connexion à votre compte, la sécurité, la gestion de votre session). Ils ne nécessitent pas votre consentement.
  • Cookies de performance et d'analyse : Collectent des informations anonymes sur la façon dont les visiteurs utilisent notre site (par exemple, pages les plus visitées, temps passé). Cela nous aide à améliorer le fonctionnement d'Instao.
  • Cookies de fonctionnalité : Permettent à Instao de se souvenir de vos choix (par exemple, vos préférences de langue) pour vous offrir une expérience plus personnalisée.
  • Cookies de marketing et de ciblage : Utilisés pour vous présenter des publicités pertinentes et mesurer l'efficacité de nos campagnes marketing.

11. Modifications de cette politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité à tout moment. Toute modification sera publiée sur cette page avec une nouvelle date d'entrée en vigueur. Si les modifications sont significatives, nous vous en informerons par e-mail ou par une notification proéminente sur la plateforme avant que les changements ne prennent effet.

Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette page pour rester informés de nos pratiques en matière de protection des données.

12. Nous contacter

Pour toute question, commentaire ou demande concernant cette politique de confidentialité ou nos pratiques en matière de protection des données, veuillez nous contacter à l'adresse e-mail suivante : contact@instao.fr