19 marchés publics en Archivage et numérisation

La volumétrie moyenne attendue est de l’ordre de 500 000 vues par an.

• Résolution généralement de 200 dpi pour les documents textuels, et d’au moins 450 dpi pour les microformes et supports photographiques, jusqu’à 4 000 dpi sans interpolation selon les besoins.
• Les supports photographiques et microformes donnent lieu à deux fichiers : conservation TIFF 8 sans compression et diffusion JPEG.
• Les disques durs définitifs, USB, d’au moins 1 To, sont livrés en deux exemplaires.
• La prise en charge et la restitution des originaux sont assurées aux Archives départementales du Nord, 22 rue Saint-Bernard à Lille.

Les sources comprennent des inventaires manuscrits, y compris ceux nécessitant une lecture paléographique moderne.

• La collecte peut combiner saisie manuelle et OCR, avec correction typographique des textes océrisés.
• Les traitements portent aussi sur la création ou la correction de notices et le croisement de plusieurs inventaires.
• Les interventions peuvent se faire dans des fichiers bureautiques ou directement dans le système archivistique.
• Les fichiers livrés sont principalement sous Excel compatible avec THOT ; des formats complémentaires peuvent être demandés.

Les 3 000 fiches prévisionnelles sont livrées en lots d’environ 250, avec une variation admise de ± 5 %.

• Le traitement comprend le dédoublonnage des actes et la vérification de leur non-édition.
• L’encodage XML-TEI porte sur les entités nommées et les métadonnées textuelles, selon le protocole ReNumAr.
• Le livrable final analyse les entités repérées et leurs désambiguïsations ou correspondances éventuelles dans ORB, BnF et Biblissima.
• Chaque lot fait l’objet d’un contrôle de volume, de complétude, de conformité du balisage et d’exactitude, avec corrections avant validation.

Articles de conservation, de classement et de présentation pour documents, des boîtes d’archives aux reliures.

• Boîtes d’archives A4 à dos de 10, 15 ou 20 cm et containers pour cinq boîtes.
• Chemises, pochettes et protections A4/A3, dont certaines références en matière recyclée.
• Classeurs, parapheurs de 18 ou 24 compartiments, trieurs de 12 compartiments et reliures de 8 à 14 mm.

Chaque document logique est remis dans un PDF multipage nommé pour permettre son classement automatisé.

• Le volume technique estimé est de 38 900 documents, de A0 à A4 ; le volume foncier reste à apprécier.
• Le nommage utilise le code résidence IKOS, une famille documentaire et un numéro de scan séquentiel sur cinq chiffres.
• La numérisation des documents détériorés se fait en l’état, sans restauration ; les anomalies sont soumises à arbitrage.
• Le dépôt SharePoint s’accompagne d’un récolement et d’un rapport de conformité des noms.

Les résultats bruts du suivi d’eau sont traités avant leur mise à disposition sur Naïades.

• La prestation comprend le contrôle, la bancarisation et la transmission des données.
• Trois périodes de bancarisation sont prévues chaque année.
• Un rapport descriptif est fourni annuellement.

Les images sont produites en deux versions et les documents sont suivis depuis leur prise en charge jusqu’à la validation définitive des fichiers.

• Conservation sécurisée des registres chez le titulaire, avec contrôles possibles des locaux par les Archives départementales.
• Prises de vue en double page, avec traitement spécifique des feuilles volantes, pages blanches et éléments hors format.
• Test numérique préalable sur deux registres entiers, suivi d’une validation avant mise en production.
• Fichiers organisés par cote, avec métadonnées XMP/IPTC et échanges de suivi sécurisés par FTPS.

Traitement de normes éditées par le Groupe, avec reprise des fichiers sources.

• Environ 7 500 normes NF et 13 000 normes NF EN en stock
• Flux annuel d’environ 180 normes NF et 450 normes NF EN
• Prise en compte des formules, tableaux complexes, plans et schémas normatifs
• Traçabilité et versionnage compatibles avec les processus normatifs

Le SAE SESAM conserve des archives publiques courantes et intermédiaires sur support numérique.

• Conseil d’experts sur la norme Z42-013, dans ses dimensions techniques et archivistiques.
• Amélioration du service d’archivage électronique proposé aux collectivités et établissements adhérents.
• Conseil sur la documentation et les preuves attendues pour la certification.
• Réalisation des audits internes annuels du service.

Deux jeux d’images sont attendus : conservation à 300 dpi et diffusion à 150 dpi.

• Documents papier reliés ou en liasses, souvent manuscrits ou dactylographiés, de formats hétérogènes, couramment A3 et A2.
• Prises de vues couleur à 8 bits par couche, 300 dpi à l’échelle 1, JPEG qualité 10/12 et profil Adobe RGB 1998.
• Contrôle de calage à chaque commande avec mire ISO n° 2 et mire X-Rite ColorChecker à échelle centimétrique.
• Transport direct par le titulaire, avec deux personnes et véhicule tôlé fermé à clé ; l’envoi postal est interdit.

Le titulaire intervient à plusieurs jalons du traitement, avant et après la publication des dossiers.

• Contrôle des données reçues, de leur cohérence et des autorisations de publication.
• Préparation des dossiers publiés : anonymisation, nomenclature, résumés web et vérifications finales.
• Archivage numérique et gestion des dossiers papier concernés, avec contrôle du classement final.
• Appui documentaire aux enquêteurs, experts et demandes de communication.

Les originaux sont pris en charge par sous-ensembles et numérisés dans les locaux du titulaire.

• Chaque sous-ensemble est plafonné à 35 000 vues pour les registres et 5 000 pour les autres documents.
• Les résolutions varient selon les supports : 200 dpi par défaut, jusqu’à 300 dpi pour certains documents et 300 à 600 dpi pour photographies et cartes postales.
• La livraison associe images, fichier de référencement Excel et rapport de production sur support externe prêté.

Le traitement associe le tri pièce par pièce au récolement informatisé dans AVENIO.

• Création d’un répertoire détaillé des archives conservées en mairie.
• Organisation des consultations internes et externes des documents.
• Planning mensuel soumis au référent, qui peut reprioriser les missions.

L’équipe du prestataire intervient en coopération avec le responsable d’opération départemental et un responsable adjoint recruté par le Département.

• La post-fouille mobilise des spécialistes en céramologie, lapidaire, carpologie, micromorphologie et instrumentum.
• Les études alimentent le rapport d’opération et une future monographie scientifique.
• Les étais et l’escalier de chantier sécurisent les maçonneries et les cellules profondes.

Les réponses papier et Internet sont consolidées dans un fichier complet et une base d’images par lot.

• Jusqu’à 16 lots de saisie par campagne, à titre indicatif et sans engagement contractuel.
• Jusqu’à 3 500 cartons, pour un volume documentaire estimé à 25 tonnes.
• Répétition générale annuelle sur 2 300 logements et 1 500 bulletins individuels, avant validation du démarrage.
• Seuil d’images non conformes : au plus une sur 1 000.

Le traitement associe récolement des dossiers et préparation physique avant leur capture numérique.

• Le transport impose une protection contre les intempéries et les risques de chute, de vol ou de dégradation ; deux personnes au minimum sont requises.
• Le nettoyage retire trombones, agrafes et élastiques sans rompre l’ordre de classement ; des intercalaires avec QR codes peuvent être employés.
• Prestations simples ou avec OCR, en gris ou en couleur, sur les vues de 1 à 10 000 ou de plus de 10 000 unités.
• Chaque vue fait l’objet d’un contrôle visuel et les Archives départementales participent à la validation du protocole et des livrables.

Les archives sont rangées dans des boîtes de 21,5 × 21 × 10,5 cm, regroupées par 4 ou 5 dans des containers et identifiées à la main.

• Volumes indicatifs au 30 septembre 2026 : 5 065 containers de prestations (30 mois), 70 d’invalidité et 3 juridiques (10 ans), 35 de santé (30 ans) et 853 d’accidents du travail (durée illimitée).
• Après le transfert initial, deux à trois transferts sont prévus par an ; la mise à jour du fonds est transmise sous 10 jours ouvrés maximum.
• Délai maximal de réception d’une boîte : 1 jour ouvré si la demande est urgente, 3 jours ouvrés pour une demande standard ; capacité attendue pour des demandes exceptionnelles de plusieurs centaines d’archives sous 1 à 2 semaines.
• Conservation selon la norme AFNOR NF Z40-350 ou garanties équivalentes ; planchers de 600 kg/m² minimum et contrôles de sécurité physique et climatique.

Prestations brutes : fourniture et indexation de rushes/archives, métadonnées structurées et transferts sécurisés.

• Livrables conformes aux formats bruts demandés.
• Archivage et traçabilité des fichiers.

Numérisation et indexation des documents entrants, préparation et constitution de packs dossiers retraite.

Identification, dédoublonnage et mise à jour des données individuelles et lignes de carrière avec accès aux référentiels métiers.

Traitement des dossiers de retraite (pré‑constitution, liquidation provisoire et passage en paiement), enregistrement des décès et gestion des réversions.

Analyse et correction des anomalies DSN, affectation des encaissements, production de créances et relances, et gestion des adhésions et contrats entreprise.