24 marchés publics en Archivage et numérisation

Transcription d'instances et réunions institutionnelles en plusieurs formats écrits (compte rendu intégral, compte rendu optimisé, synthèses, relevé de conclusions, mise en forme de contributions).

• Livrables identifiant les intervenants et pouvant être produits en plusieurs documents pour une même réunion.
• Délai de livraison court avec délai maximal standard et délai réduit pour certaines instances.
• Productions possibles en présentiel ou à distance via espace sécurisé, avec signature électronique et exigences de qualification des rédacteurs.

Préparation physique limitée des documents en vue de numérisation : manutention adaptée, inventaire et traçabilité.
Conditionnement en boîtes, stockage assuré et transport aller-retour vers l’atelier avec couverture d’assurance.
Organisation en phases (test, exécution, livraison) avec comptes rendus et rapport final décrivant interventions et matériaux utilisés.
Rapport final et procédures de validation des travaux avant restitution des documents.

Numérisation et typage de formulaires, courriers et justificatifs avec génération de fichiers PDF et indexation par type de pli.

Traitement complet des plis : réception, ouverture, nettoyage, tri, gestion des plis non valides, numérisation, typage et rattachement par agent/dossier/territoire ou classement en non rattachable.

Fourniture des fichiers PDF et des métadonnées via interfaces sécurisées (API REST/SFTP/Kafka), reporting de production et traçabilité des actions.

Archivage des documents papier et destruction sécurisée avec attestation; PAS et mesures RGPD exigés ; volumes annuels indicatifs fournis en annexes.

Solution d'archivage hybride conforme à OAIS avec prise en charge des SIP/AIP, contrôles d'intégrité et plan de migration des formats.

• Fourniture de licences par profils (administrateurs, archivistes, contributeurs, lecteurs) et mise à disposition de trois environnements (recette, formation, production).
• Hébergement SaaS, maintenance corrective et préventive, support utilisateur niveaux 1‑2 et SLA de disponibilité.
• Migration et reprise des données depuis systèmes existants, connecteurs SharePoint/GED/FS et plan de réversibilité en fin de contrat.

• Reprise initiale d’environ 2 960 mètres linéaires d’archives ; conditionnement en contenants 0,50 ml (option 0,33 ml et tubes 120 cm possibles).

• Fourniture d’un outil de gestion sécurisé assurant traçabilité des versements, consultations, transferts et destructions; génération des bordereaux et rapports.

• Prestations opérationnelles : transport, stockage en entrepôt agréé conforme aux règles de conservation, étiquetage codé, transferts vers centres d’archives et destruction selon bordereaux.

• Prestations intellectuelles : inventaire, tri, cotation, rédaction de bordereaux et import/indexation des notices dans un SAE/outil d’archivage.

• Collecte, enlèvement, transfert, réimplantation et destruction confidentielle de documents papier.

• Interventions en semaine (lun.-ven. 07:30–17:00); conditionnement en boîtes ou non; boîtes majoritaires en petit et standard (dimensions et poids moyens fournis).

• Destruction DIN 3 minimum, plateforme de destruction le jour même et certificats de destruction fournis (dates, sites, quantités, matières).

• Traçabilité des flux, plan de prévention, interlocuteur unique et réunions semestrielles.