58 marchés publics pour externalisation

Archivage, externalisation, stockage et conservation de documents papier avec indexation et traçabilité des mouvements.

Livraisons et restitutions possibles en format papier ou dématérialisé pour éléments numérisés.

Destruction sécurisée avec fourniture de certificats, reversement annuel d'archives historiques via bordereau et visa, et rapports annuels d'activité.

Conservation dans des locaux conformes à la norme AFNOR Z40350 et procédures d'audit et de veille réglementaire.

Instruction administrative et technique des DP, PC (PCMI/PC/PC ERP) et CU pré-opérationnel.
Mise à jour des dossiers sous CartADS dans un délai d'un jour ouvré après affectation et prise en charge des dossiers transmis sous 3 jours ouvrés.
Tenue d'un tableau de bord Google Sheets inclus et réunions : réunion de cadrage en présentiel puis points d'avancement toutes les 2 semaines.
Rédaction et émission des courriers, décisions, arrêtés, notifications, et gestion des transmissions pour affichage, contrôle de légalité et archivage.

• Hébergement externalisé et exploitation d'une infrastructure cloud avec supervision 24/7 et traçabilité des opérations.

• Services techniques attendus : SFTP sécurisé (authentification forte, logs ≥12 mois), VPN MFA (AES-256), gestion de la connectivité (fibre + secours) et intégration complète Microsoft 365 (Exchange, Teams, Azure AD, Intune).

• Sauvegardes conformes (3 copies, immutabilité, chiffrement AES-256) et procédures de restauration.

• Outils de supervision avec interface web, reporting mensuel, livrables (DAT, plan de réversibilité) et SLA contractualisés.

• Externalisation complète de la conservation physique : préparation, transfert, stockage en magasins agréés, gestion des accès et sécurité.
• Intégration des nouveaux fonds, gestion des sorties temporaires/définitives, versements vers archives compétentes et destructions sécurisées.
• Modalités de consultation papier et numérique avec traçabilité et délais différenciés selon niveaux d'urgence.
• Reporting et indicateurs de suivi (volumes traités, délais, incidents), outils de suivi et facturation, option de numérisation massive.

Hébergement hybride sur deux sites avec bascule automatique et disponibilité cible ≥ 99,90 %.

• Sauvegardes quotidiennes, espace externalisé initial ≈ 5 To, restauration garantie 12 mois et rapports mensuels.
• Fourniture initiale de 137 licences CAL Exchange ; possibilité d'extension via bordereau de prix.
• RTO ≤ 2 h, RPO ≤ 4 h ; migration planifiée sur ~8 semaines avec arrêts de production limités à 4 h; monitoring 24/7 et support 08h-18h.

Externalisation de l'assistance multi-canal : prise en charge des appels, courriels et tchats selon disponibilité du dispositif.

• Réception, qualification et traçage des contacts dans des outils ACD/CRM (KIAMO, E-Deal) ; escalation vers niveau supérieur si nécessaire.
• Objectifs de qualité : Taux d'appels aboutis ≥ 85%, 100% de réponses aux courriels et 100% de prise en charge des tchats quand activés.
• Plages horaires de référence 08:00-18:00 avec possibilités d'extensions, réalisation de call-backs, enquêtes de satisfaction et reporting régulier.