Traitement physique des documents et plastification

Flux logistique

• Enlèvement périodique des documents (navette toutes les 15 jours) et option « express » avec cycle rapide (délai de restitution maximal de 4 jours après départ).
• Conditionnement initial fourni par l'entité déposante et restitué au retour; le titulaire gère le conditionnement pendant la prestation.
• Responsabilité, risques et assurance du transport pris en charge par l'opérateur dès le départ des documents jusqu'à leur réintégration après traitement.

Opérations de traitement en atelier

• Plastification en film souple transparent : recouvrement intégral des couvertures avec rabats sur chants et chasses; traitement spécifique pour jaquettes (collage + plastification) et possibilité d'usage de film non adhésif pour beaux livres.
• Renforcement des charnières : pose de bandes toilées autocollantes ou alternatives (film adhésif transparent, papier non tissé transparent) selon préconisations afin de préserver illustrations et esthétique.
• Rigidification + plastification : insertion collée d'un film plastique rigide à l'intérieur des plats (hauteur identique, largeur diminuée de ~2 cm) éventuellement répétée pour assurer rigidité, puis plastification extérieure en film souple.
• Traitement différencié des flux mixtes : organisation de la chaîne de travail permettant de séparer et traiter distinctement les documents à plastifier et ceux à rigidifier puis plastifier.

Fournitures, qualité et gestion des stocks

• Achat et gestion autonome par l'opérateur des films plastiques, bandes et autres fournitures; maintien d'un stock suffisant.
• Qualité des films et charnières conforme aux préconisations de couverture (identique aux fournitures visées par l'acheteur).

Contrôles qualité et traçabilité

• Mise en place de contrôles internes avant restitution (vérification d'intégrité, conformité de la finition, repérage des éléments non traitables).
• Fourniture d'une liste récapitulative des documents traités jointe à chaque retour.
• Restitution des documents dans le conditionnement initial, avec étiquetage et inventaire.

Moyens humains et organisation

• Description des moyens techniques et humains exigée : effectifs dédiés, formation, organigramme de l'atelier, processus de contrôle et procédures de gestion des non-conformités.
• Constitution d'une équipe de coordination dédiée pour piloter le démarrage et le suivi opérationnel (interlocuteurs atelier et équipe de coordination côté opérateur).

Débits et volumes de référence

• Volumétrie indicative annuelle à traiter et répartition entre plastification et rigidification (voir chiffrage). L'opérateur doit dimensionner capacités et planning pour respecter les fréquences d'enlèvement et de restitution (cycle standard et option express).