Externalisation des archives médicales sur instao.fr

Périmètre et supports pris en charge

Prise en charge, conservation et mise à disposition de données de santé sur support papier (pochettes/formats 230 x 345 mm et 485 x 385 mm) et autres supports concernés (dont radiographies).
Gestion de dossiers médicaux complets (consultations, hospitalisations, mineurs/majeurs, dossiers de décédés/vivants) avec indexation et classement selon référentiel fourni.

Reprise, inventaire et conservation

Reprise du stock d’archives externalisées depuis l’opérateur actuel et transfert vers les emplacements d’archivage du candidat.
Contrôle de cohérence entre l’inventaire fourni et les documents réels lors de la reprise ; consolidation et alignement des données.
Stockage sécurisé des documents dans des conteneurs et pochettes sécurisés et étanches ; conservation physique avec traçabilité.

Accès, recherches et livraisons

Recherche et livraison de documents selon demandes utilisateurs en mode standard et en mode urgent.
Modalités de remise formalisées par bordereau de livraison signé.
Possibilité de sortie définitive et réintégration ponctuelle des dossiers selon demandes.

Gestion opérationnelle et traitements

Production de statistiques d’activité et de facturation.
Opérations de gestion du fonds : récolement, inventaires, destructions (avec PV et certificat), transferts partiels ou totaux, et procédures de reprise/retransfert.
Traitement particulier des dossiers contenant clichés radiographiques (procédures de manipulation et de destruction spécifiques; sous-traitance possible mais notifiée et traçable).

Système d’information et interopérabilité

Mise à disposition d’un système informatisé assurant la traçabilité des mouvements (entrées/sorties), historique des opérations (opérateur, date, nature), habilitations et confidentialité.
Interfaces de consultation multi-critères, téléchargement/impression d’inventaires, suivi des commandes, demandes de livraison/destruction, consultation/édition des factures et statistiques.
Livraison d’un fichier d’inventaire au format CSV pour injection dans le système du donneur d’ordre.
Formation initiale à l’outil et formation lors des évolutions.
Garanties attendues : confidentialité, intégrité, disponibilité, résilience, sauvegardes régulières et capacité de fonctionnement en cas de défaillance.

Contraintes qualité et sécurité

Conteneurs et pochettes sécurisés et étanches ; protection des données sensibles et obligation de confidentialité.
Procédures de contrôle et certificats lors d’opérations sensibles (destruction, transferts, restitution).

Exigences réglementaires et administratives

Agrément archivistique requis (agrément Ministère de la Culture) et conformité au cadre juridique de l’hébergement/traitement de données de santé.
Modalités de sous-traitance encadrées (notification et garanties, droit d’opposition).

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