22 marchés publics en Archivage et numérisation

Les prestations demandées concernent le prélèvement, la manutention, le transport, la mise sur rayonnages et le récolement de documents d’archives patrimoniales.

• Prélèvement et transfert de 355 palettes de boîtes de conservation et registres depuis Croissy-Beaubourg.
• Transfert d'environ 16 000 plans depuis Saint-Cannat, organisés en palettes et armoires roulantes.
• Création d'un fichier de récolement pour la localisation des documents sur rayonnage.

Un service d'externalisation et de gestion des courriers sortants et de leur archivage est requis, avec les objectifs suivants :

• Optimisation du temps de traitement des courriers.
• Garantie de la qualité et de la conformité des documents envoyés.
• Accessibilité pour les agents en mobilité.
• Maintenance de la solution technique.

Les prestations incluent :

• Préparation, transmission et envoi de courriers, y compris des lettres recommandées électroniques.
• Impression, assemblage, affranchissement et suivi des courriers.
• Archivage à valeur probatoire et reporting détaillé.

La prestation concerne le dépoussiérage et le reconditionnement des fonds d'archives sur une longueur de 9,9 km linéaires.

• Dépoussiérage de boîtes d’archives, registres, classeurs et ouvrages reliés.
• Enlèvement, nettoyage et séchage des tablettes dans plusieurs magasins.
• Reconditionnement et remise en place des documents après dépoussiérage.
• Gestion des déchets et décontamination des documents contaminés.

Les prestations concernent la conservation-restauration de documents d'archives.

• Conservation-restauration de photographies sur plaques de verre du XXe siècle, environ 260 plaques.
• Conservation-restauration de liasses de documents d'archives datant de 1587 à 1719, environ 750 feuillets sur papier et parchemin.
• Vérifications régulières par le responsable projet et soumission de protocoles en cas de non-conformité.

La gestion des dossiers physiques et des archives implique plusieurs prestations techniques essentielles.

• Mise à disposition rapide des dossiers demandés avec un taux de qualité exigé.
• Récupération, classement et recherche de dossiers, optimisation des mètres linéaires d’archives.
• Réalisation d'inventaires annuels et ciblés, gestion des destructions selon la politique RGPD.
• Gestion des demandes de support variées et préparation des dossiers selon différents moyens de communication.

Le projet concerne l'industrialisation et la maintenance d'un système d'archivage électronique, incluant des prestations techniques variées.

• Gestion des profils utilisateurs et des habilitations.
• Processus de versement et contrôle de conformité des documents.
• Gestion des métadonnées et traçabilité des actions sur les archives.
• Hébergement de la solution en mode On-Premise et respect des normes de sécurité, y compris le RGPD.
• Le projet est structuré en quatre phases : lancement, industrialisation, stabilisation et formation.

Les prestations concernent la numérisation et la saisie de courriers entrants dans un logiciel d'instruction.

• Ouverture, tri et orientation du courrier entrant.
• Numérisation des courriers et enregistrement dans les logiciels d’instruction appropriés.
• Indexation des courriers dématérialisés reçus par mail.
• Volume annuel de 32 000 courriers numérisés et saisie de 8 000 à 10 000 dossiers.

L'externalisation des archives intermédiaires de l'Anses implique plusieurs prestations techniques :

• Reprise et conservation des archives intermédiaires, incluant la récupération des fonds et des inventaires.
• Versements des archives produites par les unités scientifiques et administratives, avec étiquetage et numérotation des boîtes.
• Gestion des archives avec fourniture de conteneurs, inventaire, transport et installation sur site.
• Conservation des archives dans un environnement sécurisé, respectant les normes environnementales.