Marché de service d'externalisation et gestion des courriers sortants et de leur archivage

Caractéristiques des Prestations

1. Préparation des courriers :

   • Création des courriers et pièces jointes sous divers formats (.doc, .pdf, etc.).
   • Adresses des destinataires à télécharger ou à renseigner manuellement.

2. Transmission des flux de courriers :

   • Transmission via une interface dédiée, avec validation possible.
   • Sécurisation des flux entre les intervenants.

3. Interface :

   • Accessible 24/7 pour la prise en charge des courriers dématérialisés.

4. Envoi d’une preuve électronique de dépôt :

   • Remise d'une preuve de dépôt avec date et heure.

5. Impression des courriers :

   • Impression en noir et blanc, recto-verso, avec fourniture de papier et enveloppes.
   • Utilisation de papier de qualité, issu de forêts gérées durablement.

6. Assemblage et mise sous pli :

   • Fourniture des enveloppes et assemblage des documents.

7. Affranchissement et acheminement :

   • Prise en charge de l'affranchissement et distribution des courriers.

8. Délai de traitement :

   • Délai de traitement des demandes ne dépassant pas J+1.

9. Gestion des plis non distribués :

   • Suivi et remontée des informations sur les plis non distribués.

10. Retours d’informations automatisés :

    • Informations en temps réel sur le suivi des courriers.

11. Prestations spécifiques à la lettre recommandée électronique (LRE) :

    • Service de LRE qualifiée avec garanties juridiques.

12. Archivage à valeur probatoire :

    • Base d’archives consultable durant 10 ans minimum, avec traçabilité des connexions.

Statistiques et Reporting

• Statistiques détaillées pour chaque utilisateur et reporting mensuel pour l'ensemble des courriers.

Formation

• Plan de formation pour les utilisateurs et assistance en cas de difficultés.

Sécurité

• Mesures de sécurité pour protéger les données et garantir la disponibilité du système.