Déménagement de documents d’archives

La prestation porte sur le déménagement, le transport, la manipulation, l’emballage, le déballage et la réinstallation d’archives historiques entre les bâtiments A et B, reliés par un ascenseur. Les documents, uniques et à forte valeur patrimoniale, datent du Xe au XXe siècle et comprennent notamment des livres, registres, liasses, classeurs, chemises, pochettes, boîtes, cartons, boîtes à fiches et documents sur parchemin. Leur conditionnement et leur format sont hétérogènes ; certains ouvrages et registres sont peu ou pas conditionnés et quelques documents sont particulièrement volumineux.

Phases et capacités

• Phase 1 : transfert du bâtiment A vers le bâtiment B, environ 5 500 mètres linéaires, avec retablettage des travées de destination au fur et à mesure du rangement et regroupement de collections.
• Phase 2 : retour du bâtiment B vers le bâtiment A, environ 2 000 mètres linéaires, avec dépoussiérage intégral des tablettes avant repositionnement et retablettage ponctuel si nécessaire.
• Les métrés sont indicatifs et les bons de commande sont établis par multiples de 10 mètres linéaires. Les cadences maximales indiquées sont de 110 ml par jour sur 8 semaines pour la phase 1 et de 80 ml par jour sur 4 semaines pour la phase 2.
• Les dates de mise en œuvre sont liées au chantier et indicatives : la documentation mentionne une programmation en juillet 2027 puis en mai 2028, ainsi qu’un planning indiquant juin 2027 puis juin 2028.

Préparation, repérage et transfert

Une réunion de préparation est organisée pour chaque phase afin de définir les mesures spécifiques, valider les processus et actualiser le planning. Les Archives fournissent des fichiers de récolement au format ODS dans les quinze jours précédant la prestation, avec les localisations de départ et les magasins de destination. Le titulaire pose des étiquettes sur les travées selon un principe d’identification proposé dans son offre et accepté par les parties.

Les archives sont rangées sans espace inutile entre les sous-séries, sans compression excessive, dans l’ordre croissant des cotes ; les hors-formats peuvent être rangés à part, à plat. Toute erreur de classement constatée doit être corrigée immédiatement ou le lendemain, le refoulement éventuel restant à la charge du titulaire.

Le fichier de récolement est tenu à jour au fil des mouvements, complété avec le nouvel emplacement des cotes et remis régulièrement puis sous forme informatique lors de la vérification de l’exécution.

Nettoyage et équipements

Le nettoyage des rayonnages intervient uniquement en phase 2. Il concerne les tablettes, montants, portants, plinthes et tablettes de consultation ; les tablettes sont démontées et nettoyées sur leurs deux faces et leurs côtés, tandis que le sol sous les rayonnages est aspiré. Sont autorisés les aspirateurs équipés de filtres HEPA, les chiffons non pelucheux en peau de chamois, microfibres ou coton doux, ainsi qu’un détergent-désinfectant fongicide et sporicide sans rinçage, préalablement validé par les Archives et utilisé selon les indications du fabricant. Les produits destinés aux milieux hospitaliers ou agroalimentaires sont à privilégier.

La fourniture de papier bulle comprend au minimum 30 mètres et l’emballage des matériels à déplacer. La prestation complémentaire de protection de cabine comprend la pose et la dépose de la protection d’un ascenseur. Les moyens techniques doivent être adaptés à la typologie, à la préciosité des archives et aux contraintes d’accès ; l’ascenseur mesure 110 cm sur 210 cm, avec un passage libre de 90 cm.

Organisation, sécurité et contrôle

Le titulaire assure la coordination globale, la présence permanente d’un encadrant et d’un référent habilité à décider sur place, ainsi que celle d’un même chef d’équipe qualifié pendant chaque phase. Les manutentions sont réalisées exclusivement par du personnel permanent qualifié appartenant à l’entreprise, présent du lundi au vendredi entre 8 h et 17 h, hors jours fériés et fermetures exceptionnelles.

Le personnel doit être identifiable, justifier de son appartenance à l’entreprise, respecter les zones de travail, les règles d’hygiène et de sécurité et les interdictions applicables sur site. Des états des lieux contradictoires sont réalisés avant les premiers transferts et avant réception. Après chaque opération, une vérification contradictoire porte sur les tâches, les locaux, les équipements et le fichier de récolement ; elle donne lieu à une admission signée et les réserves complémentaires peuvent être notifiées dans les six jours ouvrés.

Le titulaire répond des pertes, vols, avaries et dommages causés pendant les transferts, doit réparer les dégradations à ses frais et prendre en charge le remplacement du matériel ou la restauration des documents dégradés. Une assurance couvrant les dommages matériels pour un montant minimum de 400 000 € est exigée, en tenant compte du caractère patrimonial des archives.