Accompagnement événementiel et location de matériels, mobiliers et structures

Le lot couvre l’accompagnement de projets événementiels, depuis la prise de brief jusqu’à la conduite de l’événement, avec coordination possible des titulaires des trois autres lots.

Conception et coordination

• Prise de brief et rédaction d’une recommandation matérielle et technique argumentée
• Conseil sur la conception globale, le déroulement, les animations, les moyens techniques et l’approche budgétaire
• Mise en œuvre technique et logistique, coordination des prestataires et participation aux réunions de coordination
• Élaboration de rétroplannings, comptes rendus, listes de tâches, conducteurs techniques, plans d’implantation, plans 3D et simulations
• Rédaction éventuelle du dossier de sécurité et demandes d’autorisations administratives

Personnel mobilisable
Chef de projet, chargé de production, technicien monteur de stand, hôte ou hôtesse d’accueil et facilitateur graphique. Les monteurs peuvent assurer le chargement, le déchargement, le transport, le montage de structures et des interventions simples en électricité, menuiserie, plomberie, peinture ou audiovisuel ; des compétences de travail en hauteur ou de conduite de nacelle peuvent être demandées.

L’équipe assure notamment le suivi des phases et délais, la coordination des intervenants, la gestion de l’accueil, le respect des contraintes réglementaires et la conduite de l’événement le jour J. Les prestations peuvent intervenir en semaine, le week-end ou les jours fériés.

Prestations liées

• Location de photobooth sans cabine, avec livraison et reprise, ou avec mise en service ; déclenchements non limités
• Photos numériques de bonne qualité, impression possible sur site ou ultérieurement, personnalisation de la borne et des tirages par logo, date ou nom de l’événement
• Mise à disposition des fichiers sur support mobile ou galerie sécurisée, licence valide avec QR code et emailing, assistance téléphonique et informations de fonctionnement
• Consommables d’impression prévus par lot de 400 tirages
• Animation de congrès ou de réunions par un profil de journaliste : préparation, fil conducteur, coordination des intervenants, relances, gestion des prises de parole et du temps

Les besoins en animations pour des événements spécifiques sont exclus du marché. La recommandation matérielle et technique doit être remise dans un délai contractuel compris entre 0,5 et 10 jours ouvrés.