Organisation et promotion de l’événement 360 Grand Est 2027

Le titulaire accompagne Grand Est Développement et les équipes du Palais de la Musique et des Congrès de Strasbourg pour concevoir, coordonner et exploiter l’aménagement complet de l’événement, en présentiel et en digital. La prestation couvre les espaces ouverts ou non au public, les zones de restauration, les conférences, les ateliers, les rendez-vous business et l’ensemble de la signalétique.

Coordination et conseil

La coordination porte notamment sur les halls Rhin et galerie Rhin, la galerie Schweitzer, l’auditorium Cassin, le bureau de production, les espaces de stockage, le parvis et les salles de réunion. Le titulaire recueille les besoins et met en œuvre les solutions d’aménagement, de scénographie, de signalétique, de logistique, de son, lumière, vidéo, électricité, régie, accueil et déclinaisons graphiques.

Il assure la création et le suivi du rétroplanning, la gestion du budget d’aménagement, les réunions de projet, le suivi des délais et des impératifs de sécurité, ainsi que la régie sur site pendant le montage, le démontage et le jour de l’événement. Les prestations de sécurité, gardiennage, hôtes et hôtesses ainsi que la solution d’inscription et de génération des badges sont exclues et prises en charge séparément.

L’accompagnement comprend des propositions créatives et innovantes, la structuration de la scénographie, l’identification des besoins techniques et logistiques, la coordination des parties prenantes, le soutien à l’installation et à l’exploitation du site, ainsi qu’un forfait de 8 jours d’expertise. Le titulaire propose également des solutions pour l’expérience digitale, la diffusion en ligne, l’interactivité des participants à distance et la rencontre numérique.

Pour la plénière, il garantit le déroulement technique, les répétitions, la présence de 2 personnes le jour de l’événement, le conducteur technique et la coordination avec les organisateurs, animateurs, équipes techniques et intervenants. Il réalise l’habillage écran, le masque PowerPoint, les motions, les jingles, les contenus de présentation et l’intégration des vidéos.

Installation générale et contraintes

Le titulaire conçoit le plan général conformément aux règles de sécurité, en lien avec le chargé de sécurité du Palais de la Musique et des Congrès, maintient les plans à jour et organise les circulations vers les moyens de secours, équipements de sécurité et issues de secours. Il recherche et suit les prestataires techniques pour le son, la lumière, la vidéo, le mobilier et l’électricité.

Il prévoit une signalétique générale, des éléments de décoration et d’ambiance, un fléchage extérieur depuis au minimum la station de tram, les parkings et l’accès exposants. Il conçoit également un affichage numérique en boucle valorisant les partenaires, avec motion design, logos, informations générales et programme. La signalétique grand format d’entrée est fournie par le Palais de la Musique et des Congrès, mais sa conception graphique relève du titulaire.

Scènes et régie

L’amphithéâtre Cassin comprend notamment :

• Un desk pouvant accueillir jusqu’à 8 speakers, un pupitre, un écran panoramique d’environ 8 × 3 m ou équivalent, la sonorisation, les retours écrans et timers
• Une captation par un plateau de 3 caméras dont 1 caméra HF, avec enregistrement et remise de contenus découpés par séquences
• La régie le jour de l’événement, les prises de parole à distance, le streaming et la génération d’un lien IFRAME lorsque ces prestations sont commandées

Quatre scènes thématiques d’environ 130 m² sont installées, idéalement dans le hall Rhin. Chaque scène comprend une scène pour 5 conférenciers et 1 animateur, 70 assises, un écran, 1 micro animateur, 2 micros intervenants, un dispositif acoustique et un écran d’affichage du programme. Une régie commune est prévue. La captation, les replays et le streaming des prises de parole peuvent être commandés séparément.

Stands et espaces d’exposition

Les stands sont personnalisables et doivent afficher le logo et le nom de chaque structure. Le titulaire fournit les maquettes, les impressions et le montage selon les formats, avec une solution agile et économique pour les fonds de stands. Les besoins comprennent notamment :

• 12 stands métropoles de 12 m² avec mobilier de rendez-vous, porte-document, desk, 2 tabourets, signalétique haute, fond personnalisable et branchement électrique
• 15 stands d’entreprises innovantes de 9 ou 12 m², 5 stands de 15 m² et des stands partenaires de 6, 9, 12, 15 ou 18 m², avec desks, tabourets, signalétique, mobilier de rendez-vous, porte-documents et branchements électriques selon les configurations
• Un stand central de 18 m² proposant 3 services, avec 3 desks, 6 tabourets, mobilier de rendez-vous, porte-documents, branchement électrique et 3 messages personnalisables
• Un stand Cyber de 9 m² avec écran sur pied, espace de rendez-vous, 3 mange-debout et signalétique
• 10 espaces Acteurs de l’innovation de 6 m² et 20 petits espaces de type sucette avec desk haut, tabouret et signalétique

Les espaces comprennent également un accueil avec 4 desks spécialisés, un vestiaire pour 400 personnes et environ 50 valises, un accueil VIP, un espace industrie, les pavillons Europe, compétences et international, un espace contenu et détente, un espace networking de 50 tables avec 2 chaises, des espaces conviviaux avec 2 bars pour environ 50 personnes chacun et un espace démonstrateurs de 60 à 80 m² avec 50 tables, 50 chaises, 50 signalétiques individuelles et une alimentation électrique de base.

Le titulaire prévoit aussi 2 totems de 1,50 à 2 m pour les financeurs, des écrans complémentaires pour les stands, les supports de kakémonos, les signalétiques générales et les dispositifs d’orientation.

Interfaces techniques et environnement

Le titulaire coordonne la technique avec le Palais de la Musique et des Congrès. Les prestations de rigg, accroches et branchements électriques sont obligatoirement réalisées par celui-ci et doivent être intégrées dans l’offre technique et financière. Le budget prévisionnel de la part forfaitaire du lot est de 315 000 €.

Il regroupe les livraisons de matériel, utilise du matériel électroménager labellisé ENERGY STAR ou équivalent et précise les dispositifs de reprise, réemploi, valorisation ou recyclage des stands, aménagements et éléments décoratifs en fin de vie.