18 marchés publics en Communication événementielle

Deux concepts distincts sont requis pour chacun des deux événements.

• L’événement interne vise environ 250 participants, avec réception debout, quelques tables et chaises sans dressage, et des activités.
• Le gala prévoit 400 à 500 personnes, avec un dimensionnement de référence établi pour 500, une réception debout, des animations et un spectacle.
• Le titulaire prend en charge les invitations, relances, inscriptions, réservations et coordination des intervenants, ainsi que l’animation le jour des événements.
• Le photographe officiel est exclu du périmètre.

Le facilitateur graphique traduit en temps réel les échanges et idées en dessins, schémas et mots-clés. L’animateur de congrès, au profil de journaliste, prépare et anime la manifestation dans son intégralité, en reliant les sujets et les intervenants.

Une scénographie immersive de 208 m² relie littoral méditerranéen et relief alpin.

• Parcours thématique valorisant producteurs, tourisme, dégustation, protocole et animations
• Comptoir central doté d’équipements professionnels de cuisine, froid, cuisson, lavage et service
• Structure, signalétique, mobilier, audiovisuel, végétalisation, montage, entretien et démontage réunis
• Maintenance réactive, régisseur, réserves sécurisées et contrôle de conformité du stand

Les équipes vont au-devant des usagers pour transmettre des messages simples, concrets et pratiques.

• Présentation de l’organisation de la propreté urbaine et des missions des agents
• Accompagnement des nouveaux mobiliers de collecte et prévention des incivilités
• Supports fournis comprenant barnum, totem, escape game, roue de la propreté et flyers
• Rapport après chaque animation avec fréquentation, échanges, photographies et pistes d’amélioration

L’accueil est réparti en deux créneaux d’environ 400 personnes, pour près de 800 participants dont 400 enfants.

• Parcours scénographié dans le hall, la cafétéria et le restaurant d’entreprise.
• Au moins deux animations consacrées à la biodiversité et à l’environnement.
• Goûter principalement sucré, avec allergènes à communiquer et quantités prévues pour les deux créneaux.
• Vestiaire prévu pour 400 personnes, avec espace poussettes.

Les plans d’implantation répartissent les surfaces entre exposants au sein d’îlots prédessinés.

• Coordination obligatoire avec le standiste de la Chambre régionale.
• Suivi d’environ 40 à 45 exposants, avec des contacts hebdomadaires à quotidiens selon la période et le type d’exposant.
• Réception des stands à J-2, installation des exposants à J-1 et permanence jusqu’au démontage le soir de J9.
• Questionnaire de satisfaction en mars, synthèse technique et suivi du bilan financier.

Un dispositif événementiel intégré combine production, scénographie, accueil, audiovisuel, restauration et gestion des exposants.

• Reprise quasi-identique du concept scénographique 2025 avec réutilisation du mobilier existant
• Environ 30 stands Techshow et 400 à 500 participants par jour
• Moyens audiovisuels comprenant 35 écrans pour les stands, 3 caméras et 10 micros HF
• Cocktails, cafés d’accueil et café permanent pris en charge par le titulaire ; foodtrucks coordonnés pour les déjeuners

Le dispositif combine des espaces d’accueil modulables, des cérémonies et des animations pour le public.

• Stand de 80 m² avec salle de réunion d’au moins 15 m² et réserve d’au moins 10 m².
• Configuration permettant d’accueillir 150 à 200 personnes lors des événements.
• Quatre panneaux d’information, animations et cocktail autour des filières ultramarines.
• Gestion quotidienne du stand par un régisseur et trois étudiants recrutés en CDD.

La gestion couvre aussi les flux financiers des inscriptions et des exposants.

• Trois parcours d’inscription distincts : participants externes, sponsors/exposants et participants internes.
• Suivi en temps réel des inscriptions, des recettes et des rendez-vous d’affaires.
• Réservation des déplacements et hébergements des intervenants dans des plafonds définis selon leur provenance.
• Contrôle d’accès des conférences et ateliers proposé en tranche optionnelle.

La soirée est conçue pour réunir environ 350 à 500 invités autour de la fabrique de la ville.

• Une approche rétrospective et prospective des mutations urbaines et des métiers.
• Scénographie complète, mise en lumière, signalétique et animation des espaces.
• Contenus et supports de communication, avec plateforme d’inscription et relances.
• Coordination des prestataires, des installations, des flux, du montage et de la régie.

Le dispositif associe accueil, rendez-vous professionnels et conférences dans des espaces réorganisables.

• 43,52 m² de stand et 35,20 m² de terrasse, avec une terrasse couverte et végétalisée.
• Scène sonorisée pour 5 à 6 intervenants et audience de plus de 50 personnes ; grand écran et sonorisation des deux espaces.
• Bar en service continu, espace fermé équipé à proximité et réserves distinctes pour équipes, technique et traiteur.
• Montage, transport, entretien, assistance technique et démontage, avec reprise, réemploi ou recyclage responsable des éléments.

La mission fait émerger des actions prioritaires et les restitue sous des formes accessibles aux acteurs et au public.

• 10 à 12 ateliers thématiques, avec coanimation et synthèse des contributions.
• Deux temps forts interactifs, dont des assises conclusives avant l’adoption du plan d’actions.
• Résumé non technique illustré et mis en page, limité à 40 pages.
• Supports complémentaires possibles : un support de concertation de 4 pages et un document communicant de 10 pages.

Un coordinateur assure l’interface entre le commanditaire, les équipes techniques et les intervenants.

• Colloques, conférences et événements internes en présentiel, à distance ou hybrides.
• Captation, diffusion en direct, visioconférence et postproduction des contenus.
• Inscription en ligne, gestion des fichiers participants et bilans d’impact et de satisfaction.

Les prestations accompagnent les temps forts institutionnels, partenariaux et territoriaux du programme.

• Appui au déploiement opérationnel des manifestations.
• Organisation logistique et coordination des moyens techniques.
• Réalisation et mise en place de supports liés aux événements.

La production peut être confiée en tout ou partie, avec un interlocuteur unique responsable de la coordination générale.

• Le périmètre associe conseil, scénographie, contenus, communication, logistique et régie selon chaque commande.
• Visioconférence, streaming, événements virtuels et dispositifs d’accessibilité figurent parmi les prestations mobilisables.
• Les supports et éléments techniques sont validés par écrit avant leur production ou leur diffusion.
• Les reliquats peuvent être rapatriés, stockés ou recyclés selon les consignes de l’Agence.

L’accompagnement associe suivi individuel des projets et programmation collective.

• Les fiches projets sont préparées à partir des informations transmises et des échanges de coaching, avec un travail de lisibilité avant et après traduction.
• Le titulaire suit les demandes de rendez-vous et organise les agendas professionnels ainsi que le marché de coproduction.
• Le coaching comprend la définition d’objectifs, l’orientation des rendez-vous et un bilan diagnostic après le Festival.
• La gestion du comité de sélection et le recrutement des lecteurs sont activés par commande spécifique.

Le dispositif est calibré pour 850 participants, avec une capacité d’accueil requise jusqu’à 900.

• Fil rouge, univers graphique et animation participative autour de la stratégie, complétés par des activités de cohésion.
• Production technique intégrée : son, lumière, écrans, scène, essais, exploitation et démontage.
• Petit déjeuner, déjeuner assis en groupes et collation ; offre végétarienne, régimes et allergies pris en compte.
• Transport collectif en tranche optionnelle ; coordination générale assurée par un chef de projet dédié.

Les événements peuvent s’adresser à tous les niveaux de managers, ou à une catégorie managériale ciblée.

• Jusqu’à 8 événements par an, dont jusqu’à 4 ateliers et 4 conférences et/ou animations diverses.
• Formats collaboratifs de 30 minutes à 2 heures maximum, combinant apports théoriques, mise en pratique et échanges entre pairs.
• Animation avec des outils accessibles aux branches, notamment Microsoft Teams ou équivalent.
• Le prestataire peut contribuer aux instances de cadrage et à la logistique ; l’équipe Cap’M gère la promotion et les inscriptions.