Prestations de voyage pour congés bonifiés

• Prise en charge des bagages individuels en soute, y compris exceptionnellement pour les enfants de moins de 2 ans
• Excédents de bagages enregistrés à l’aéroport à la charge des passagers
• Transport provincial aller-retour vers Paris exclu du périmètre
• Frais de transport des animaux domestiques à la charge exclusive du voyageur

Les voyageurs restent responsables du respect des formalités de police, de douane et de santé applicables à la destination. Les frais résultant de leur non-respect ne sont pas supportés par la collectivité.

Commandes, réservation et titres de transport

Les commandes sont émises au fur et à mesure des besoins à partir d’un BPU par destination, intégrant les dates d’aller et de retour souhaitées selon les saisons basse, moyenne ou haute. Le titulaire doit assurer le vol retour des agents dont il a assuré le transport aller. Les bons de commande indiquent notamment la prestation, la quantité, le prix correspondant et la destination.

À réception des commandes, le titulaire établit les titres de transport et les adresse dans les délais prévus au bon de commande au Service Gestion des Carrières de la Direction des Ressources Humaines de la Ville de Villejuif. Les titres ne peuvent pas être remis directement aux voyageurs et les frais d’envoi sont à la charge du titulaire.

Le titulaire doit fournir un service fiable, disponible et de qualité, rechercher une réduction des coûts à qualité constante et faire bénéficier la collectivité des tarifs promotionnels compatibles avec les conditions de voyage. Il fournit également un outil administratif simple et, au plus tard un mois avant chaque échéance, un récapitulatif annuel par destination indiquant les dépenses, le nombre de billets délivrés et les dates de voyage.

Modifications, annulation et continuité de service

Le titulaire indique ses dates limites de réservation, les conditions de modification, de report et d’annulation, les règles applicables aux billets différés ainsi que les moyens de gestion des réclamations. Seul le Service Gestion des Carrières de la Direction des Ressources Humaines peut demander l’annulation ou la modification d’un billet ; le titulaire ne répond pas aux demandes individuelles des agents.

Chaque voyage comprend une assurance annulation souscrite simultanément à l’inscription. Elle doit notamment couvrir la maladie grave, l’accident grave, l’hospitalisation ou le décès de personnes liées au bénéficiaire, la modification ou suppression des congés par l’employeur et la déclaration d’une urgence sanitaire. Une proposition d’assurance modification ou report des dates de départ doit être remise.

En cas de grève des salariés du titulaire, un service minimum obligatoire doit être assuré. Ses moyens d’organisation, modalités et durée sont soumis à l’agrément écrit de la Ville avant leur mise en œuvre. À défaut d’exécution intégrale, la collectivité peut faire réaliser les prestations aux frais et risques du titulaire pendant la durée de la grève.

Si une liaison est supprimée, cesse d’être exploitée, devient durablement indisponible ou voit ses conditions de desserte substantiellement modifiées, le titulaire propose des solutions alternatives. Pour chaque solution, il précise la compagnie, l’itinéraire, les horaires, la durée totale, les correspondances, les conditions de bagages et le prix. Une correspondance ou un autre aéroport de correspondance peut être proposé lorsque la liaison directe n’est plus disponible.

Contrôles et interfaces

Les prestations font l’objet de vérifications quantitatives et qualitatives par la personne désignée par le Service Gestion des Carrières. Les bons de commande sont exécutés dans les délais qui y sont fixés ; ceux émis avant l’atteinte du plafond de la période restent exécutoires dans les conditions contractuelles.

Les échanges d’exécution sont dématérialisés via la plateforme Maximilien. Lorsque des données personnelles sont traitées, le titulaire doit assurer leur confidentialité, former les personnes autorisées, appliquer la protection des données dès la conception et par défaut, informer les personnes concernées et fournir la documentation démontrant le respect de ses obligations.