Traitement, destruction et recyclage des cartes d’assurance maladie

Le marché couvre la réception et le comptage des cartes d’assurance maladie, l’identification des cartes Vitale et la transmission des données, la destruction sécurisée des cartes, puis le recyclage des déchets. Les flux comprennent principalement les cartes Vitale et CEAM, mais aussi des cartes CPx, AME, de test ou de démonstration. À titre indicatif, les volumes sont estimés à environ 650 000 cartes Vitale par an, plusieurs dizaines de milliers de cartes CEAM, et un peu plus de 800 000 cartes au total, soit environ 4 tonnes de déchets par an.

Réception, comptage et acheminement

Les plis et colis sont traités au fil de leur arrivée selon le principe FIFO. Le titulaire trie les cartes par type et provenance, les compte au poids et transmet mensuellement les données de comptage. La balance doit avoir une précision minimale de 0,05 g. Les documents d’assurance maladie trouvés avec les cartes sont conservés dans leur pli et retournés au GIE ; le titulaire prend en charge les autres éléments, notamment les documents administratifs ou cartes bancaires, aux frais inclus dans le traitement des cartes Vitale.

Une navette hebdomadaire relie le Centre de Retour Cartes du GIE au Mans au site de production. Elle transporte notamment les plis mal adressés, les cartes La Poste, les cartes expertisées et les cartes prélevées. Le transport est dédié, sans rupture de charge, tracé et auditable, avec bordereau indiquant le nombre de caisses ; les cartes hors plis sont placées dans une caisse fermée à clé. Les cartes reçues sont conservées dans un lieu sécurisé avant traitement. L’adresse de réception doit se situer en France métropolitaine.

Identification et échanges numériques

L’identification concerne les cartes Vitale. Les méthodes suivent l’ordre de priorité défini selon le type de carte : lecture du composant, lecture du code-barres pour les Vitale 2, puis saisie manuelle à partir des numéros visibles. La saisie manuelle peut représenter 15 à 20 % des cartes. Le contrôle de la clé de Luhn est mis en œuvre lorsqu’elle est présente. Les cartes non identifiables sont détruites après comptage.

Le titulaire développe un outil pour identifier les cartes, générer les fichiers d’identification et les transmettre par WebServices sécurisés. Les fichiers FID ne comportent pas de doublons et contiennent au maximum 9 999 enregistrements ; le titulaire peut en envoyer jusqu’à 999 par jour. Il contrôle le dépôt et le statut de traitement des fichiers. Si le fichier est en erreur, les cartes correspondantes ne sont pas détruites : elles sont isolées dans l’attente des consignes du GIE. L’outil conserve pendant quatre mois les fichiers générés et les traces horodatées des échanges, et permet la réémission des fichiers en échec. Les livrables comprennent les spécifications, les manuels utilisateur et d’installation, le cahier de recettes et de tests et le compte rendu des tests.

Une à deux listes électroniques mensuelles de cartes Vitale en « Expertise », représentant environ un millier de numéros, sont traitées sans identification physique des cartes : génération du fichier correspondant, comptage des cartes présentes et renseignement de l’indicateur mensuel.

Destruction, recyclage et contrôles

La destruction doit rendre les cartes inutilisables et empêcher la lecture ou la reconstitution facile des données personnelles ; la puce, lorsqu’il y en a une, doit être détruite. Un procès-verbal de destruction est établi chaque mois. Les déchets peuvent être stockés avant recyclage ; le recyclage doit intervenir dans les 12 mois. Chaque lot recyclé fait l’objet d’un bordereau de suivi des déchets indiquant notamment le lieu et le mode de recyclage, le poids valorisé et la date ; il est transmis dans les 10 jours ouvrés.

L’enfouissement et l’incinération sans valorisation énergétique sont interdits. La filière et la destination finale des matières sont décrites par le titulaire. Les propositions de valorisation avec tri sélectif des matériaux sont favorisées, puis celles sans tri sélectif, puis la valorisation énergétique. Le GIE peut demander ponctuellement ou régulièrement des prélèvements de cartes Vitale identifiées, par courriel au moins 20 jours calendaires avant la livraison souhaitée ; les cartes sont acheminées par la navette hebdomadaire. Le volume indicatif, non contractuel, peut être de 1 000 à 5 000 cartes par mois.

Mise en place et exigences de production

La mise en place comprend le développement de l’outil logiciel, le raccordement au Réseau SESAM-Vitale, l’accrochage technique et la préparation des plans PCA, PRA, qualité, sécurité et environnement. Le raccordement RSV peut nécessiter trois mois ; sa recette technique est à la charge du titulaire. Les livrables sont vérifiés avant la VABF, qui porte notamment sur l’identification, le contrôle de Luhn, la génération et la transmission des fichiers et leur intégration. Un audit initial peut contrôler l’organisation, les processus, la continuité, la sécurité et la politique environnementale.

Les capacités minimales sont de 17 000 cartes Vitale identifiées et 19 000 cartes détruites par semaine, et de 10 tonnes recyclées par an. En cas de renouvellement massif, une clause de réexamen peut imposer, dans un délai de quatre mois, une capacité hebdomadaire minimale de 200 000 cartes Vitale identifiées et de 200 000 cartes Vitale et CEAM détruites. Les délais de traitement comprennent 10 jours ouvrés pour les prestations de réception, comptage, identification et transmission ; 20 jours ouvrés après celles-ci pour la destruction ; 10 jours ouvrés pour une liste électronique en Expertise. Les encours journaliers ne doivent pas dépasser 45 000 cartes en attente d’identification et 60 000 en attente de destruction.

Le titulaire présente un PCA couvrant la réception, le comptage, l’identification, la génération des fichiers et la destruction, ainsi qu’un PRA pour l’identification, la destruction et le recyclage en cas de sinistre exceptionnel. Il teste chaque plan au moins une fois par an et transmet les résultats. Les espaces de traitement et d’hébergement sont protégés par des accès contrôlés ; les transports entre sites, lorsqu’ils existent, sont sécurisés et traçables. Si la solution est hébergée, l’hébergement est situé dans l’Union européenne. Le PAQ couvre les contrôles, la traçabilité, les incidents, la maintenance des équipements et les indicateurs de suivi.