Traitement des courriers de masse et des courriers égrenés

La prestation couvre la production et le traitement des courriers sortants en masse et égrenés : composition, personnalisation, impression, façonnage, mise sous pli, affranchissement, routage et remise aux services postaux. Les besoins peuvent évoluer pendant l’accord-cadre : certains traitements peuvent être ajoutés, supprimés, modifiés ou changer de périodicité.

Courriers de masse

Les fichiers sont transmis principalement en XML ou PDF depuis PREM'Habitat. Le titulaire doit notamment :

• imprimer les fonds de page et les données XML des avis d’échéance ;
• fournir et gérer les enveloppes et consommables nécessaires ;
• mettre en place des échanges sécurisés par tunnel VPN ou solution équivalente, avec solution de secours de type EDI ;
• imprimer les avis d’échéance, régularisations de charges, enquêtes et relances SLS, bilans sociaux et courriers divers ;
• réaliser la mise sous pli automatique, l’affranchissement et la remise en poste ;
• retourner les fichiers PDF correspondant aux avis d’échéance imprimés, avec un fichier indexé par avis.

Les avis d’échéance sont imprimés en recto-verso à partir de fichiers XML ou PDF, avec mise sous pli automatique, affranchissement et remise en poste. Les régularisations de charges sont imprimées en recto à partir de PDF. Les enquêtes SLS et bilans sociaux sont imprimés en recto-verso, avec insertion d’une enveloppe T de réponse lorsque prévue. Les courriers divers sont imprimés, mis sous pli, affranchis et remis en poste.

Les volumétries indicatives sur un cycle de deux ans comprennent notamment 192 000 avis d’échéance, 20 000 régularisations de charges, 14 000 lettres d’enquête SLS, 6 800 relances SLS, 38 400 lettres de bilan social et 12 000 relances de bilan social pour Habitat de la Vienne. Pour la Coopérative Charente Maritime Habitat, elles comprennent 7 635 avis d’échéance, 20 000 régularisations, 500 enquêtes SLS, 200 relances SLS, 2 000 bilans sociaux et 300 relances de bilans sociaux. Ces données sont indicatives et non engageantes.

Les consommables incluent notamment des enveloppes mécanisables à fenêtre ou double fenêtre de formats 11,4 × 22,9 cm et 16,2 × 22,9 cm, en papier blanc 80 g/m², ainsi que des enveloppes T de format 16,2 × 22,9 cm pour les enquêtes. Un grammage de papier de 75 g/m² peut être chiffré.

Courriers égrenés

Le traitement porte sur les courriers liés aux projets, à la communication générale, aux contentieux et aux courriers divers. Le titulaire propose soit une imprimante virtuelle utilisable depuis un poste Windows ou une session Windows Bureau à distance, soit une plateforme de dépôt de documents et de pièces jointes avec fond de page, choix de l’enveloppe et du type d’affranchissement.

L’interface doit permettre le choix du courrier simple ou recommandé avec ou sans accusé de réception, la normalisation du pavé adresse, l’ajout de pièces jointes, l’impression monochrome ou quadrichrome et l’impression simple ou recto-verso. La solution comprend la formation des collaborateurs, une console d’administration, le suivi quantitatif des plis par utilisateur et, le cas échéant, le suivi numérique des accusés de réception.

En option, elle permet de créer des circuits de validation avec insertion de l’image de la signature du responsable et de son nom et prénom à partir des marqueurs #SIGNATAIRE# et #SIGNATURE#.

Échanges, délais et affranchissement

Un serveur FTP accessible par Internet doit permettre les échanges de fichiers via FTPS et SFTP. Des copies PDF aléatoires de 100 avis sont retournées pour les avis d’échéance, régularisations, enquêtes SLS et bilans sociaux. Un rapport mensuel détaille par type de traitement les unités d’œuvre, prestations, fournitures et affranchissements facturés.

Les courriers divers transférés avant 12 h sont traités à J ou J+1 et remis en poste au plus tard à J+2 ; ceux transférés après 12 h suivent le même délai maximal de remise en poste. Les traitements mensuels et annuels sont traités à J ou J+1 et remis en poste au plus tard à J+2. Un avis de remise en poste précise le traitement, le nombre de plis, la date de remise et, pour les avis d’échéance, les fichiers PDF avec métadonnées.

Le titulaire utilise le tarif postal le plus avantageux ou celui demandé. Les avis d’échéance relèvent de l’affranchissement industriel mécanisable départemental ou toute France ; en cas de retard, un affranchissement prioritaire peut être exigé à la charge du titulaire. Les courriers égrenés peuvent utiliser notamment les tarifs G4 CI premium J+4, G3 CI premium J+3 et les recommandés avec accusé de réception.

Qualité, continuité et réversibilité

Le titulaire décrit ses sites de production, locaux, matériels, équipes, horaires, stocks, contrôles et organisation opérationnelle. Le suivi comprend des réunions de projet et de production ainsi qu’un comité stratégique semestriel ; pendant la mise en place, une conférence téléphonique hebdomadaire est prévue, puis une réunion de production tous les deux mois.

Un plan de gestion de crise, un PRA et un PCA doivent préciser les sites de secours, délais de décision et de mise en œuvre, moyens matériels et humains, tests, communications, retour à la normale et impacts sur les délais. Le PAQ est remis sur support électronique, validé avant la première mise en production, puis actualisé ; il prévoit des contrôles d’intégralité et d’intégrité des données et des plis pour chaque traitement.

La réversibilité doit être réalisée dans un délai maximal de 3 mois et inclure les consommables, données, fichiers, résultats, documentations, archives physiques et numériques ainsi que les moyens mis à disposition.