Édition et mise sous pli de documents locataires

Le titulaire édite, assemble, met sous pli et dépose en Poste les avis d’échéance, les avis de régularisation des charges et les enquêtes obligatoires SLS/OPS de VALLOIRE HABITAT et d’ONV. Les volumes sont variables et susceptibles d’évoluer en fonction de la dématérialisation.

Les fichiers sont transmis par SFTP ou API sécurisés, selon une arborescence et un nommage définis avec l’acheteur. Les formats actuels comprennent notamment PDF, Excel/CSV/XLSX et TXT, avec possibilité d’évolution des formats d’échange. Un courriel confirme la réception ou le dépôt des fichiers.

Supports et documents

• Impression sur papier blanc A4 de 80 g/m², recto ou recto-verso, en noir et blanc ou en couleur; le fond de page est fourni par VALLOIRE HABITAT.
• Édition par numéro de client, avec gestion des documents multipages et regroupement des décomptes de charges portant le même numéro de client dans un même pli.
• Gestion des annexes selon la société, l’agence, le groupe d’agences, le groupe immobilier ou le locataire; annexes A4 en recto et/ou recto-verso, noir et blanc et/ou couleur.
• Fourniture des enveloppes imprimées avec le logo et l’adresse de VALLOIRE HABITAT, gestion du stock et alerte sous le seuil défini au démarrage.

Avis d’échéance

La volumétrie actuelle est d’environ 11 000 avis par mois pour les deux sociétés. Les fichiers sont transmis avant le 23 du mois; les annexes sont transmises au moins 24 heures avant l’envoi. Le dépôt postal intervient au plus tard à J+2 ouvrés à compter du dépôt des fichiers à imprimer. Les plis sont réalisés en enveloppes C6, pour A4 plié en trois.

Avis de régularisation des charges

La volumétrie actuelle est d’environ 19 000 avis par an pour les deux sociétés. L’envoi est prévu en avril, avec possibilité de décalage en cas de problème interne. Une annexe est actuellement systématiquement jointe; elle est transmise sept jours avant l’envoi. La prestation fait l’objet d’un test annuel au moins 30 jours avant la date prévisionnelle d’envoi. Les plis sont réalisés en enveloppes C6, pour A4 plié en trois.

Enquêtes SLS et OPS

Le dispositif comprend un envoi initial, une première relance, puis une mise en demeure. À titre de référence pour la campagne 2025, les volumes étaient de 5 850 questionnaires SLS, 1 660 relances et 1 300 mises en demeure; pour l’OPS, 10 650 questionnaires, 4 700 relances et 3 900 mises en demeure. L’enquête SLS est annuelle et concerne les locataires ne percevant pas d’aide au logement; l’enquête OPS est biennale et concerne tous les locataires.

Le titulaire préremplit le formulaire à partir d’un modèle PDF et d’un fichier de données TXT ou d’un autre format convenu, réalise le courrier d’accompagnement personnalisé et imprime la notice en recto-verso couleur. Les enveloppes T sont imprimées selon la matrice de La Poste, au format C5, avec affranchissement jusqu’à 50 g. Les mises en demeure SLS sont envoyées en recommandé avec accusé de réception et celles de l’OPS en courrier simple. Pour les recommandés, les références de suivi, preuves de dépôt, statuts d’acheminement et preuves de distribution disponibles sont conservés au moins 24 mois et fournis dans un format exploitable.

Contrôles, données et restitution

Le titulaire contrôle la présence et la complétude de l’adresse de chaque locataire, exclut avant dépôt les documents comportant une adresse inexistante ou incomplète, retourne les documents concernés et fournit un fichier d’anomalies. La prestation est soumise à une obligation de résultat sur la réception des fichiers, le rapprochement des données, l’impression, l’assemblage et la mise sous pli : aucun mélange, omission, doublon ou inversion ne doit se produire.

Les restitutions comprennent au minimum le numéro de client, le numéro de local ou de location, le traitement concerné et la date de dépôt du fichier. Un extranet doit permettre de suivre la nature du traitement, les dates de réception et de mise sous pli, le nombre de plis déposés, le statut et les anomalies, avec export des données.

Le titulaire organise un reporting annuel avec rapport écrit remis 15 jours avant la réunion du premier trimestre. Le rapport présente les volumes traités, la facturation par type de prestation, les difficultés ou améliorations et les propositions de développement. Un suivi semestriel est également prévu.

Adaptations et continuité

Le paramétrage initial est inclus dans les prix unitaires. Les modifications de modèles, de fichiers, de fonds de page ou liées à la réglementation donnent lieu aux développements et tests nécessaires. Le titulaire accuse réception des demandes sous 24 heures ouvrées; toute anomalie bloquante fait l’objet d’une prise en charge immédiate et d’un plan d’action sous 48 heures ouvrées.

Un plan de continuité et un plan de reprise documentés, testés et adaptés couvrent notamment la panne informatique, la cyberattaque, l’indisponibilité du site de production, la défaillance d’un équipement critique, la rupture d’approvisionnement et l’indisponibilité de personnels essentiels. En fin de marché, les données, historiques, paramètres, modèles, nomenclatures, fichiers de correspondance, états de stocks, traitements en cours et preuves de dépôt sont restitués dans un format ouvert et exploitable.