Prestations de chaîne éditique

Le titulaire assure la conception, l'édition, la mise sous pli, le colisage, l'acheminement et l'expédition des documents destinés aux locataires : avis d'échéance, lettres aux locataires, avis de régularisation de charges, avis d'échéance de régularisation, relances d'assurance, relances de recouvrement et courriers égrenés. Les flux peuvent être transmis sous forme matérialisée ou dématérialisée.

Flux, volumes et transmission

Les fichiers sont déposés sur l'extranet du titulaire, en plusieurs lots mensuels par SFTP. Ils comprennent notamment les fichiers d'avis d'échéance, de données de colisage et de diffusion par courriel, de dépôt Chorus Pro, de QR Code de paiement, de relance assurance et de relance impayée. Les formats de données peuvent être CSV, TXT ou XLSX.

Les volumes sont estimatifs et susceptibles d'évoluer, notamment en raison de la dématérialisation des avis d'échéance :

• Avis d'échéance : environ 17 000 par mois avec paiement par chèque, en recto-verso, avec enveloppe retour ; environ 15 500 par mois avec paiement par prélèvement, en recto seul, sans enveloppe retour.
• Lettres aux locataires : environ 33 500 par mois, environ 11 fois par an, imprimées en offset.
• Avis de régularisation de charges : environ 33 000 par an ; avis d'échéance de régularisation : environ 16 000 pages par an.
• Relances d'assurance : environ 50 000 par an ; relances de recouvrement : environ 6 000 par mois.
• Volumes annuels estimés : 516 000 plis, 565 000 pages numériques et 737 000 pages offset. Les courriers égrenés représentent environ 8 700 plis par mois, dont 500 recommandés.

Préparation, impression et mise sous pli

Le titulaire compose les documents selon les règles de maquettage, regroupe dans un même pli les documents destinés à un même destinataire, puis trie les plis selon la clé agence/encaisseur ou selon les règles postales. Les plis destinés aux agences sont liassés selon une clé de contrôle, placés dans des colis identifiés et regroupés pour livraison.

Tous les consommables sont fournis par le titulaire : pré-imprimés, enveloppes porteuses, enveloppes retour et lettres aux locataires. Les pré-imprimés sont imprimés en offset ; les informations personnalisées sont imprimées en laser ou technologie équivalente. Les documents peuvent être imprimés en jet d'encre quadrichromie sur papier blanc, avec un taux d'encrage limité à 10 %. La lettre aux locataires reste imprimée en offset.

Les enveloppes comprennent notamment une enveloppe porteuse C6 mécanisable à fenêtre, de 114 × 229 mm, et une enveloppe retour chèque non affranchie de 90 × 182 mm. Les lettres aux locataires sont imprimées en quadrichromie recto-verso sur papier couché satin ou mat blanc certifié PEFC ou FSC, en 110, 130 ou 150 g, au format A4 avec ou sans prédécoupage ; elles peuvent évoluer vers un document de 4 ou 8 pages au format A3 plié en deux, avec double agrafage central pour la version 8 pages.

Le stock d'enveloppes et de pré-imprimés doit couvrir au moins trois mois de prestations. Des outils d'information sur l'état des stocks sont accessibles à l'acheteur. Le titulaire vérifie et fait agréer la lecture des TIP SEPA auprès du CMTO de La Banque Postale à Limoges ainsi que la lecture des codes-barres de paiement auprès de La Poste, avant la mise en production et pendant la durée du marché.

Distribution, dépôt postal et traçabilité

Les livraisons sont réalisées mensuellement au siège et dans les agences du département. L'organisation peut évoluer vers des livraisons en loges de gardiens ou autres points désignés, jusqu'à environ 58 points à titre indicatif. Le candidat doit proposer plusieurs scénarios combinant points de livraison et délais. Les livraisons ont lieu les jours ouvrés, de 9 h à 12 h et de 14 h à 17 h.

Le titulaire assure le chargement, le déchargement, la livraison et la traçabilité. Il remet un justificatif signé pour chaque point de distribution et doit disposer d'un véhicule adapté. Entre 1 500 et 2 000 plis sont déposés chaque mois en poste, affranchis au tarif Ecopli industriel du contrat industriel du titulaire.

Contrôles, archivage et réédition

Le processus est contrôlé depuis la réception des fichiers jusqu'à la distribution ou au dépôt postal. Le nombre de plis et de pages produits est rapproché des quantités attendues ; les anomalies sont traitées selon les moyens décrits dans le mémoire technique.

Les avis d'échéance, avis de régularisation de charges et avis d'échéance de régularisation sont archivés individuellement en PDF avec un fichier d'indexation sur l'extranet. Le titulaire fournit des fonctionnalités de réédition pour l'impression et l'envoi de duplicatas.

Les livraisons doivent être réalisées dans un délai maximal de 4 jours ouvrés à compter du dépôt des fichiers. Le BAT de la lettre aux locataires est fourni sous 2 jours ouvrés maximum ; les courriers divers sont déposés en poste sous 2 jours ouvrés. Un incident bloquant donne lieu à une solution de contournement sous 4 heures maximum. Le reporting de production est mis à jour à J+1 et le reporting de facturation transmis à J+7.

Évolutions, tests et livrables

Le titulaire peut réaliser le maquettage et le paramétrage des avis, documents annexes et courriers. Il accompagne les évolutions numériques, qui peuvent comprendre des web services, télétransmissions ou systèmes de traitement spécifiques. Toute évolution est testée dans un environnement dédié, puis présentée au moyen d'un bon à tirer validé avant mise en production.

Les livrables comprennent la production et la distribution des plis, les consommables, l'extranet, les reportings, les éléments de facturation, les évolutions de maquettes, les paramétrages, les développements et leurs spécifications. Une phase de réversibilité, déclenchée au plus tôt 6 mois avant la fin du marché, prévoit la transmission des spécifications des maquettes et paramétrages, des caractéristiques des consommables et des procédures opérationnelles.

Le titulaire garantit une qualité d'impression régulière au moins équivalente à celle des échantillons fournis à l'appui de l'offre, un service client joignable de 9 h à 17 h et un système de ticketing horodaté. Il doit remettre 100 % des colis aux interlocuteurs désignés, assurer la reprise de production sur un site de secours sous 2 jours ouvrés après un incident majeur bloquant et accepter les audits de sécurité annoncés au moins 2 jours ouvrés à l'avance.