Éditique et gestion des flux sortants de courrier

Le volume indicatif d’affranchissement est de 354 500 courriers par an, répartis entre 90 000 factures, 170 000 courriers de relance, 94 000 courriers de gestion et 500 devis ou factures de travaux. Une facture comporte un feuillet ; en présence d’une pièce jointe, les références de paiement du talon ou du TIP figurent uniquement sur la facture.

Supports et procédés d’impression

Les factures sont imprimées sur papier A4 de 80 g/m² fourni par le prestataire. Les enveloppes sont de format C6, conformes à la norme environnementale et comportent le logo couleur de la Régie.

Les éditions sont réalisées en quadrichromie recto verso par impression jet d’encre. Pour les documents avec TIP, les recommandations du cahier des charges TIPSEPA et du talon deux lignes doivent être respectées, notamment pour l’encre, les polices et le positionnement des lignes optiques. Le pré-découpage sélectif est attendu.

Traitement, expédition et délais

Les fichiers sont transmis par la Régie sous forme de fichiers PDF avec index ou dans le format spécifique de l’application SOMEI, via un VPN mis en œuvre par le prestataire ou directement sur son serveur FTP. Les paramètres de production sont transmis dans un fichier de données séparé.

La mise sous pli est réalisée dans la continuité de l’impression. Le délai global d’impression, de mise sous pli et de dépôt en Poste, ainsi que le délai d’expédition après réception des fichiers validés, ne doivent pas dépasser 7 jours ouvrés ; la Régie valide les fichiers dans les 2 heures ouvrées. Les plis affranchis sont remis au bureau de Poste pour expédition aux abonnés.

Suivi, contrôle et continuité

Un Extranet assure la traçabilité depuis la prise en charge des fichiers jusqu’au dépôt en Poste, notamment le nombre de plis déposés ainsi que la date et l’heure du dépôt. Le prestataire désigne un chargé de clientèle dédié et un suppléant. Une comitologie comprenant une réunion de lancement, une réunion de suivi, un comité de pilotage et un comité directeur est mise en place.

Après chaque traitement, le prestataire fournit le nombre de factures, courriers ou devis remis en Poste avec la date de dépôt ou d’expédition et le récépissé de la Poste. Il présente une analyse des risques, les points de contrôle, les actions correctives en cas de dysfonctionnement et le taux d’erreur mensuel.

Le plan de continuité comprend un site de production de secours séparé d’au moins 400 km du site principal. La chaîne d’édition doit pouvoir y redémarrer sous 48 heures, avec les mêmes matériels d’édition et de mise sous pli afin de maintenir une qualité de service équivalente. Les certifications requises sont ISO 9001, ISO/IEC 27001, NF-461 et NF K 11-112.

Le traitement des données de facturation est soumis à des exigences de confidentialité, de sécurité et de protection des données : accès limité aux finalités du marché, formation des personnes autorisées, pseudonymisation, chiffrement, résilience des systèmes, notification des violations sous 48 heures et destruction des données en fin de prestation.