Titres-restaurant dématérialisés

Le marché couvre la fourniture de titres-restaurant dématérialisés pour les agents de la Communauté de communes Vienne et Gartempe et de l’Office de tourisme Sud Vienne Poitou, dans le cadre d’un groupement de commande. Les besoins indicatifs mentionnent 140 agents pour la Communauté de communes, auxquels s’ajoutent environ 30 saisonniers, et 15 agents pour l’Office de tourisme. Les effectifs peuvent évoluer à la hausse ou à la baisse.

La valeur faciale indiquée pour 2026 est de 8 €, avec une participation employeur de 60 %, soit 4,8 €. Un seul titre est attribué par jour travaillé ; aucun titre n’est attribué pour les jours d’absence ou lorsque la collectivité peut rembourser ou préparer les repas. La valeur faciale et la participation employeur peuvent évoluer indépendamment pour chaque membre du groupement, après information par courriel.

Cartes et accès numériques

Les cartes doivent être des cartes à puce avec paiement sans contact, utilisables avec un code confidentiel à plusieurs chiffres et compatibles avec les lecteurs TPE couramment utilisés dans les commerces et restaurants, notamment de type Visa ou Mastercard. Elles portent notamment le nom et le prénom de l’agent, le nom de la collectivité, la date de validité et le numéro de carte. Leur validité est prévue pendant toute la durée du marché à compter de leur émission, soit jusqu’à 4 ans. En cas de perte, une nouvelle carte doit être fournie dans un délai maximal de 10 jours ouvrés à compter de la demande.

La carte est désactivée avant livraison. L’activation est réalisée par l’agent au moyen d’un code PIN transmis par courrier, accompagné des informations de connexion, d’un mot de passe provisoire à modifier lors de la première connexion et d’un dispositif d’authentification sécurisé.

Chaque agent dispose d’un espace personnel sécurisé, accessible par site internet ou application mobile compatible Android, iOS et autres environnements. Cet espace permet notamment de consulter :

• la valeur libératoire du titre et le solde en temps réel ;
• les dates de péremption ou de validité et la date limite d’échange des titres périmés ;
• l’historique des transactions chez les commerces et restaurants enregistrés ;
• les avantages éventuellement disponibles ;
• les coordonnées de la collectivité, l’identité de l’agent et le numéro d’urgence d’opposition en cas de perte ou de vol.

L’espace agent doit être simple d’utilisation et accessible aux personnes en situation de handicap. Les modalités d’opposition, les services à contacter et le délai de remplacement de la carte doivent y être clairement indiqués.

Gestion employeur et commandes

Pour chaque membre du groupement, un espace employeur sécurisé doit permettre d’intégrer et d’actualiser la base des agents, de créditer leurs comptes à partir des données RH et des absences, de modifier les jours travaillés, de bloquer une carte perdue ou volée, de créer un compte ou de commander une carte et de suivre l’état des commandes et les échéances de validité.

Les commandes sont passées via l’espace gestionnaire, sans installation sur le réseau informatique et avec un accès gratuit. Plusieurs identifiants doivent être prévus pour chacune des deux structures, qui commandent séparément. Les commandes doivent pouvoir être programmées à l’avance. Un accompagnement lors de la première commande est souhaité.

Livraison, conditionnement et validité

Les cartes sont livrées sous plis scellés avec un bordereau mentionnant notamment le nombre de cartes. Le titulaire assume les frais de transport, d’assurance et les risques de perte, vol ou dégradation jusqu’à la réception et vérification par une personne habilitée. Toute commande égarée ou endommagée du fait du titulaire doit être rééditée et livrée à ses frais dans les mêmes délais que la commande initiale.

La livraison intervient dans un délai de 72 heures après réception de la commande, hors week-ends et jours fériés, quelle que soit la quantité commandée. Le titulaire avertit le pouvoir adjudicateur 48 heures à l’avance du jour et de l’heure de livraison. Les cartes sont livrées aux lieux indiqués sur le bon de commande ou, à défaut, à Montmorillon pour les deux structures. Les titres doivent être utilisables sur l’ensemble du territoire national et sont valables pour l’année civile d’émission ainsi que pendant la durée maximale du marché.

Accompagnement, assistance et contrôles

Le titulaire accompagne la mise en place du dispositif auprès des deux structures et assure une assistance technique pendant toute la durée du marché, sans surcoût et au moyen notamment d’un numéro non surtaxé. Il fournit les explications et, si possible, la documentation relatives aux outils de gestion et de suivi.

Les personnes chargées de l’exécution du marché doivent être formées dans les 15 jours suivant la notification. Une formation ou réunion d’information destinée aux agents doit être proposée au démarrage pour expliquer la dématérialisation et l’utilisation de l’espace personnel. Un référent unique, interlocuteur des deux structures, est désigné pour toute la durée du marché ; ses coordonnées téléphoniques et électroniques sont communiquées dans l’offre. Un remplaçant doit pouvoir assurer la continuité en cas d’absence.

Une maintenance doit être assurée pour tout problème technique afin d’éviter les interruptions de service. Le coordonnateur doit être informé lorsqu’une maintenance réduit l’accessibilité de l’application. Le titulaire est soumis à une obligation générale de résultat et doit mobiliser les moyens humains et matériels nécessaires.

Les vérifications quantitatives et qualitatives sont réalisées lors de la livraison ou de l’exécution selon les usages professionnels et le CCAG-FCS. Elles peuvent conduire à une admission, un ajournement, une réfaction ou un rejet.