Titres-restaurant dématérialisés

Supports et utilisation

Deux solutions sont compatibles :

• carte nominative de paiement spécifique, physique, sécurisée et rechargeable ;
• solution virtuelle créditée sur une application mobile et s’appuyant sur un support de paiement.

La carte doit permettre les paiements avec et sans contact, au centime près, du lundi au dimanche, dans la limite du plafond réglementaire et du crédit disponible. Elle doit être utilisable dans un réseau d’acceptation aussi large que possible en France métropolitaine. La carte comporte au minimum le nom et le prénom du bénéficiaire, le logo du prestataire, le nom ou logo de la collectivité, le numéro de série et la date d’expiration. Ces mentions doivent également apparaître dans l’application dédiée pour la solution virtuelle.

Commandes, chargements et livraison

Les commandes sont dématérialisées et transmises depuis le site du titulaire ou une plateforme en ligne sécurisée. Les fichiers comportent au minimum le matricule, le nom et le prénom de l’agent, la valeur faciale, le nombre d’unités et le pourcentage de participation employeur. La réception de chaque bon de commande est confirmée par courriel.

Les chargements sont mensuels et variables selon le nombre de jours réellement travaillés. Ils sont réalisés sur les comptes individuels des bénéficiaires, de manière régulière en fin de mois et impérativement avant le 5 du mois suivant. L’outil de gestion permet l’activation, la mise à jour, la correction, la régularisation, la suspension et la clôture des droits individuels.

Pour la solution carte, les cartes et codes confidentiels sont livrés au domicile des agents dans un délai maximal de 3 jours à compter de la réception de la demande écrite. Pour la solution virtuelle, l’accès est réalisé par enrôlement sur smartphone. Le titulaire reste responsable des cartes jusqu’à leur livraison effective ou, pour la solution virtuelle, du versement effectif sur le compte des agents.

Gestion, assistance et conservation

Le titulaire assure notamment la commande initiale des cartes, les chargements mensuels, la livraison des nouvelles cartes, le remplacement des cartes perdues, volées ou détériorées, leur mise en opposition, l’information réglementaire, la cartographie des établissements acceptants et l’assistance aux incidents ou changements de millésime.

Le solde restant au 31 décembre est reporté et cumulé sur l’année suivante, avec une utilisation possible jusqu’au 28 février de l’année suivante encore, ou une restitution aux œuvres sociales. Les cartes défectueuses sont remplacées au plus tard dans un délai de 10 jours ouvrés ; les frais de réédition, de conditionnement et de transport sont à la charge du titulaire.

Une procédure d’opposition doit être accessible notamment par portail internet ou application. Les bénéficiaires disposent d’un accès permanent et sécurisé à leur solde et à leurs opérations, ainsi que d’une hotline téléphonique, par courriel ou chatbot. Les gestionnaires disposent d’un espace administrateur permettant la commande et le suivi des cartes et des rechargements.

Mise en œuvre et interfaces

Le titulaire fournit un guide utilisateur détaillé et désigne un interlocuteur unique, un responsable nominatif de la mission ainsi qu’un suppléant de compétence équivalente. Il organise une réunion de lancement, accompagne la collectivité dans l’information des agents et forme le personnel des ressources humaines avant la mise en place, puis si nécessaire lors de l’intégration d’un nouvel agent RH.

Le périmètre comprend également, selon les besoins chiffrés au bordereau, la mise à disposition d’une plateforme SaaS, l’accès administrateur et l’application mobile agent, l’interface avec le système d’information RH, l’intégration avec le logiciel de paie, le paramétrage initial, les exports de données, le reporting, le support utilisateurs, la maintenance corrective et évolutive, ainsi que l’extraction des données et l’assistance à la reprise en fin de marché.