Titres-restaurant dématérialisés

Mise en place

• Réunion de cadrage et désignation des interlocuteurs commercial et logistique avec leurs coordonnées.
• Création d’un espace personnel par agent, protégé par identifiant et mot de passe.
• Tutoriel numérique et imprimable pour créer les espaces personnels.
• Paramétrage et livraison des supports en amont de la première commande de janvier 2027.
• Description des fichiers de commande, du paramétrage de la distribution et de la valeur faciale, avec suivi du traitement et prise en main par la commune.
• Commande test avec transmission d’un fichier test au démarrage.

Supports et livraison

La carte doit rester compatible avec les terminaux bancaires des commerces alimentaires et des restaurateurs pendant toute la durée du marché. Le support doit être utilisable pendant le marché et pendant une année supplémentaire pour permettre l’utilisation des soldes restants. La réédition et le renvoi d’un support défectueux ou arrivé en fin de validité sont inclus dans le prix du premier support.

Les livraisons initiales de cartes sont prévues sous 15 jours ouvrés après transmission du fichier des coordonnées des agents. Les cartes destinées aux nouveaux bénéficiaires, ainsi que les remplacements liés à une perte, un vol ou une carte inutilisable, sont livrés sous 15 jours ouvrés maximum. Le renouvellement dû à une défaillance du titulaire est prévu sous 3 jours ouvrés ; le code confidentiel éventuel est livré sous 7 jours après réception du support physique.

Plateformes et interfaces

La solution comprend une plateforme sécurisée avec deux interfaces :

• une interface administrateur destinée aux ressources humaines pour commander les cartes, ajouter ou supprimer des agents, gérer les rechargements, transmettre des fichiers et contrôler les opérations ;
• une interface utilisateur web et une application mobile compatibles iOS et Android, accessibles 24 h/24 et 7 j/7.

L’espace agent permet notamment de consulter le solde complet et journalier, l’historique détaillé des transactions acceptées et refusées, les commerces affiliés, les données personnelles et la fonction de paiement mobile. Il permet aussi de signaler une perte ou un vol et de bloquer le système. Le compte est bloqué et aucun découvert n’est autorisé.

La plateforme doit fournir des statistiques mensuelles sur les coûts d’achat, les retards de rechargement, les incidents et le nombre de titres fournis, ainsi que, dans la mesure du possible, des données journalières de consommation. Une maintenance curative, préventive et prédictive est assurée pendant toute la durée du marché ; le cahier des charges prévoit un rétablissement maximal d’un jour ouvré en cas de panne de plateforme.

Rechargement et suivi

Les ressources humaines transmettent en milieu de mois, via la plateforme, la liste des bénéficiaires et le nombre de titres attribués. Les comptes sont crédités au plus tard le premier jour du mois suivant la commande. Le titulaire remet chaque mois une liste de contrôle d’incrémentation et informe chaque bénéficiaire du rechargement.

Les titres non utilisés peuvent être cumulés selon la réglementation en vigueur et le crédit non dépensé est transféré automatiquement sur l’année suivante. Des statistiques anonymisées sont fournies annuellement au service des ressources humaines, avec conservation de l’historique pendant toute la durée de l’accord-cadre.

Assistance, formation et continuité

Le titulaire désigne un interlocuteur privilégié et fournit une assistance en ligne et/ou téléphonique pour les conseils d’utilisation et les dépannages concernant les supports, les comptes et la plateforme. Le cahier des charges fixe un délai maximal de résolution de 2 jours ouvrés ; le CCAP prévoit par ailleurs 24 heures pour la résolution des problèmes techniques. Les réunions de suivi peuvent porter sur les incidents, pertes, renouvellements, transactions, réclamations, délais de résolution et utilisation des avantages.

Le titulaire informe et forme les agents gestionnaires, accompagne la collectivité pendant toute l’exécution et communique les supports d’information et les avantages proposés aux agents. Aucune rupture d’approvisionnement ou de service ne doit être constatée. À la fin du marché, il maintient pendant la période proposée dans l’offre l’accès aux crédits, aux services et à la hotline sans frais supplémentaires.