Titres-restaurant dématérialisés

Le marché porte sur la fabrication, la fourniture, la livraison et la gestion de titres-restaurant destinés aux 160 salariés et stagiaires de l’Agence, répartis sur 13 établissements. Les titres sont délivrés par défaut sur cartes préchargées et peuvent être entièrement dématérialisés sur application smartphone au choix du salarié.

Titres et supports

Le titulaire doit fournir des cartes à puce nominatives, sécurisées, prépayées, conformes aux normes en vigueur, utilisables avec code secret et sans contact dans les plafonds réglementaires. Elles doivent fonctionner sur tous les terminaux de paiement électroniques, permettre le paiement au centime près et les paiements à distance, notamment via des plateformes de livraison.

Les cartes doivent pouvoir être enregistrées sur plusieurs smartphones via des solutions de type Google Pay, Samsung Pay ou Apple Pay. Le solde doit être consultable sur les terminaux ou facturettes des commerçants. La solution doit permettre un paiement combiné, en une seule fois, entre la carte titres-restaurant et une carte bancaire personnelle pour une dépense dépassant le plafond quotidien.

La valeur faciale est fixée à 11 € par jour ouvré travaillé au lancement du marché et peut évoluer notamment selon les règles URSSAF. Les titres sont utilisables en métropole et dans les DROM, du lundi au samedi inclus. Les cartes doivent avoir une validité minimale de 3 ans.

Commandes, livraison et chargements

Le titulaire fournit les informations nécessaires au paramétrage du dispositif au plus tard le 01/01/2027, pour la mise à disposition des premiers titres le 01/02/2027. La liste des bénéficiaires peut être transmise par fichier Excel.

Les cartes sont livrées au domicile des bénéficiaires par lettre simple, sans frais, séparément du code d’activation, lequel est transmis par lettre simple ou par tout moyen sécurisé. Certaines cartes peuvent être livrées à une adresse de l’Agence, notamment pour les stagiaires.

• Réception des cartes : 10 jours ouvrables maximum à compter de la commande
• Chargement : au mieux en temps réel et au plus tard sous 48 heures, sans frais
• Chargement après confirmation de commande : 2 jours ouvrés maximum
• Commandes planifiables et exécutables automatiquement à une date définie

Les commandes, réceptions, rechargements, retours et facturations doivent faire l’objet d’un suivi. Les bons de commande précisent notamment les références, quantités, prix, adresses, contacts, délais, date de livraison et éléments de réception et de paiement.

Plateformes et assistance

Une plateforme sécurisée, accessible en HTTPS depuis un ordinateur, une tablette ou un smartphone iOS ou Android, est mise à disposition du gestionnaire RH et des bénéficiaires. Elle doit être sauvegardée par le titulaire et permettre la gestion des droits d’accès, des mots de passe, des commandes, des demandes utilisateurs, des bénéficiaires et des données reprises du système actuel.

Le gestionnaire doit pouvoir consulter l’historique des commandes et factures sur au moins 3 ans, ainsi que les statistiques de suivi, les consommations, les réceptions, les retours et les facturations en nombre et en valeur. Les accès, interfaces et formations doivent être fournis au plus tard 30 jours avant la première commande.

L’espace bénéficiaire doit permettre la consultation en temps réel du solde journalier, de la validité et de l’historique des transactions, des dates de péremption et d’échange, de la valeur libératoire et de l’historique des chargements mensuels de l’année en cours. Il doit permettre la mise en opposition d’une carte perdue ou volée et déclencher automatiquement l’envoi d’une nouvelle carte.

La plateforme gestionnaire est disponible au minimum de 8 h à 20 h, 6 jours sur 7 hors dimanche. La plateforme et l’application bénéficiaires sont disponibles 24 h/24 et 7 j/7. L’indisponibilité tolérée est de 3 jours au plus par an et par plateforme ou application, maintenances planifiées comprises, avec information préalable au moins 15 jours ouvrables avant une interruption prévisible.

Le titulaire met en place un service client gratuit, principalement en ligne, accessible 24 h/24 et 7 j/7 pour les déclarations de perte ou de vol, ainsi qu’un service téléphonique de 8 h à 20 h du lundi au vendredi. Un interlocuteur dédié, identifié avec ses coordonnées téléphoniques et électroniques, accompagne l’Agence ; les solutions exclusivement automatisées ou reposant sur des assistants conversationnels ne sont pas admises pour cet accompagnement.

Déploiement, formation et reporting

Le titulaire fournit un plan de transition détaillé, assure la reprise réglementaire des données bénéficiaires, organise au minimum une réunion présentielle d’information et de formation avec l’équipe RH avant la transition, puis une session de formation, une documentation utilisateur et un support renforcé pendant les trois premiers mois. Les bénéficiaires sont informés et accompagnés, notamment par une documentation ou des flyers.

Une commande test doit être réalisée au plus tard le 20/01/2027. Une documentation technique décrit notamment le logiciel, son installation, les accès, les commandes, les imports et exports, la gestion des fichiers, les éditions, les exemples d’états et les procédures de sauvegarde et restauration.

Un reporting est disponible au moins trimestriellement via la plateforme et présente le montant dépensé, le nombre de titres commandés, le nombre de titres non utilisés et les autres statistiques disponibles.

Péremption, pertes, vols et remboursements

Le solde doit pouvoir être reporté sur l’exercice suivant, sans perte pour le bénéficiaire. Le titulaire reverse à l’Agence la contre-valeur des titres perdus ou non utilisés et rembourse sous 45 jours les titres non utilisés du fait de leur dépassement de validité, après détermination de leur valeur.

Avant livraison, les pertes, vols ou détériorations imputables à l’émetteur donnent lieu à annulation, nouvelle émission et nouvelle livraison sans commission ni frais d’envoi. Après remise, une nouvelle commande est émise par l’Agence ; l’annulation n’entraîne pas de nouveau paiement des valeurs faciales. Le renouvellement est sans frais en cas de perte ou de vol, sauf les frais de réédition prévus au bordereau lorsqu’aucun dépôt de plainte n’a été effectué.