Fourniture de titres-restaurant

Caractéristiques de conditionnement

• Carnets nominaux adaptables : de 1 à 25 titres par carnet, tailles variables selon commandes.
• Conditionnement et remise organisés par carnet mensuel, par entité gestionnaire, par service/sous-service et par bénéficiaire (ordre alphabétique). Modalités susceptibles d'évolution par avenant.

Processus de commande et suivi administratif

• Commandes transmises par voie électronique sous la forme d'un fichier tableur (.xls) comportant au minimum : liste nominative des bénéficiaires, nombre de titres par bénéficiaire (1–25), référence du bon de commande, date de commande, service émetteur, description de prestation, délai et jour de livraison demandés et montant facturé.
• Production d'un état récapitulatif mensuel distinct par entité : service, sous-service, nom et prénom du bénéficiaire, nombre de titres livrés, numéros des titres livrés et montants facturés, permettant facturation séparée.

Livraison et réception

• Remise des titres conditionnée par émargement à la réception par un agent habilité (nom, prénom, date) ; en l'absence d'émargement, le titulaire assume le risque de perte.
• Délai de livraison garanti demandé dans l'offre (contraint contractuellement) ; prestation inclut reprise et réacheminement sans coût des commandes perdues ou volées selon modalités contractuelles.

Gestion des incidents et régularisations

• Prise en charge des conséquences de perte/vol pendant l'acheminement jusqu'au point de livraison prévu ; obligation de recherche et réacheminement des titres perdus sous délai contractuel défini (sans coût additionnel).
• Rétrocession/régularisation : reversement au prorata de la contre-valeur des titres perdus ou définitivement périmés sur la période d'émission, selon période de régularisation définie.

Réseau commerçants et statistiques

• Fourniture d'une liste actualisée des commerçants affiliés sur le territoire concerné à une fréquence semestrielle (supports papier et informatiques).
• Fourniture semestrielle ou annuelle de statistiques de consommation par type de commerce et localisation géographique (territoire) en format dématérialisé.

Contraintes administratives et obligations du titulaire

• Titulaire exigé autorisé par les autorités compétentes à émettre des valeurs monétaires et agréé par l'instance nationale compétente pour les titres-restaurant (certificats à fournir).
• Fourniture des carnets et cartes nominatives avec capacité de personnalisation, stockage, emballage et transport sous la responsabilité du titulaire jusqu'au lieu de livraison contractuel.
• Fourniture d'enveloppes sécurisées pour le retour gratuit des titres non utilisés et procédures d'échange/facilité d'échange pour les titres non utilisés selon modalités contractuelles.

Clauses opérationnelles et sanctions

• Application de pénalités contractuelles en cas de non-respect des délais et conditions d'exécution (montants et modalités précisés dans le CCAP).
• Obligation d'justifier les assurances requises avant le commencement d'exécution.