Services de mise à disposition de personnel et gestion RH

Le titulaire agit comme employeur légal local des personnels affectés aux projets d’Expertise France au Laos et prend en charge l’ensemble de la relation contractuelle, administrative, fiscale et sociale conformément au droit local. Le périmètre initial comprend trois postes — Technical Lead Entrepreneurship and Private Sector Development, Technical Lead Renewable Energy et Administrative and Financial Coordinator — avec deux à cinq postes supplémentaires susceptibles d’être identifiés pour de futurs projets.

Emploi, administration et protection sociale

• Conseil sur le type de contrat, rédaction, formalisation et enregistrement des contrats de travail
• Inscription des personnels auprès des organismes sociaux et fiscaux, calcul et paiement des cotisations et impôts
• Suivi administratif complet : avenants, certificats, congés, absences, temps de travail, visites médicales obligatoires et solde de tout compte
• Gestion des visas, permis de travail et autres autorisations locales sur demande
• Constitution, mise à jour et conservation des dossiers administratifs du personnel

Pour chaque personnel et ses ayants droit éligibles, le titulaire doit souscrire et gérer une assurance santé complémentaire couvrant au minimum les consultations générales et spécialisées, les urgences, les soins dentaires et ophtalmologiques — consultations, lunettes et montures — ainsi que l’hospitalisation. Une assurance de prévoyance doit également couvrir la maladie longue durée, l’invalidité et le décès.

Paie, facturation et dépenses

Le titulaire traite et verse les rémunérations mensuelles selon les éléments transmis par Expertise France, édite et transmet les bulletins de paie détaillant les cotisations employeur et salarié, répond aux questions de paie et fournit les justificatifs de paiement des salaires, cotisations sociales et impôts.

Les factures sont établies mensuellement par personnel et détaillent notamment les références du contrat et du bon de commande, l’identité du personnel, le poste, la période, le salaire brut, les cotisations, l’assurance santé, les frais de gestion et les autres coûts. Elles précisent les montants hors taxes, la TVA le cas échéant, les taux applicables et le taux de change utilisé ; le prorata est possible.

Le titulaire applique les procédures d’Expertise France pour les remboursements de frais professionnels. Tout déplacement professionnel nécessite un ordre de mission préalablement approuvé ; les justificatifs d’hébergement, transport local, repas et autres frais sont traités comptablement et fiscalement selon le droit local.

Conseil juridique et recrutement

Le titulaire fournit une veille et des avis écrits en droit social et fiscal local, conseille sur la nature et la durée des contrats, accompagne la résolution des différends en phase précontentieuse ou contentieuse et assure le suivi administratif et juridique des dossiers.

Sur demande et via un bon de commande spécifique, l’assistance au recrutement peut comprendre le cadrage du besoin, l’adaptation des fiches de poste, la stratégie de recherche, la publication des offres, la présélection, les tests ou évaluations, les dossiers de candidats, les entretiens, les comptes rendus, jusqu’à deux contrôles de références par candidat sélectionné, la décision finale et l’intégration pendant la période d’essai.

Livrables et suivi

• Contrat de travail signé : au plus tard 2 jours après la sélection du personnel et la notification au titulaire
• Dossier administratif complet : au plus tard 2 semaines après la signature du contrat
• Facture détaillée, bulletin de paie et preuve de paiement du salaire pour chaque personnel : chaque mois
• Feuille de temps signée par les deux parties et tableau de suivi des congés payés : chaque mois
• Preuve de paiement des cotisations sociales obligatoires : chaque trimestre
• Rapport technique et financier trimestriel, état de consommation de l’accord-cadre et état des principales dépenses
• État financier final avant la fin de la prestation

Le titulaire désigne un interlocuteur ou une équipe dédiée, coordonne son intervention avec les référents opérationnels indiqués dans les bons de commande et prévoit des échanges réguliers ainsi qu’une réunion trimestrielle ou semestrielle pendant le reporting. Il garantit la traçabilité des données, la coopération aux audits et la protection des données personnelles, avec notification d’une violation à Expertise France sous 24 heures.