Rétroconversion d’inventaires archivistiques

Le marché couvre la conversion rétrospective d’instruments de recherche et la reprise d’inventaires informatiques non structurés, selon la norme ISAD(G) et les règles de structuration des Archives départementales. Les sources peuvent être imprimées, dactylographiées, au format PDF ou manuscrites, y compris celles exigeant une lecture paléographique moderne. Le traitement combine, selon les besoins, saisie manuelle et OCR ; l’océrisation comprend la correction typographique.

Les prestations peuvent inclure :

• la création, la correction ou l’enrichissement de notices, intitulés et analyses, ainsi que l’établissement de tables de correspondance ou de concordance ;
• la normalisation et la structuration des données, la cohérence des niveaux hiérarchiques et la création des liens parent-enfant en vue de l’intégration dans THOT ;
• l’indexation géographique, des personnes physiques ou d’autres éléments définis dans les bons de commande ;
• le croisement de données descriptives issues de plusieurs inventaires pour créer de nouvelles analyses.

Les analyses courtes sont définies comme comportant moins de deux lignes (cote, intitulé sur une ligne et dates extrêmes). Les analyses de plus de deux lignes mobilisent tous les champs du guide de structuration concerné. Les traitements peuvent être réalisés dans un fichier bureautique ou directement dans le système d’information archivistique du commanditaire, selon la prestation commandée.

Volumes indicatifs du détail estimatif

Les quantités ci-dessous sont indicatives et non contractuelles.

| Prestation | Unité | Quantité estimée |
|---|---:|---:|
| Océrisation et corrections typographiques d’analyses imprimées ou dactylographiées | page | 250 |
| Saisie d’analyses manuscrites lisibles, sans difficulté de déchiffrement | heure | 140 |
| Saisie d’analyses manuscrites difficiles ou requérant une pratique de paléographie moderne | heure | 140 |
| Création, normalisation et structuration d’analyses de moins de deux lignes dans un fichier de type Excel | notice | 3 000 |
| Même traitement pour des analyses de plus de deux lignes dans un fichier de type Excel | heure | 140 |
| Création, normalisation et structuration d’analyses de moins de deux lignes dans le système d’information archivistique | notice | 3 000 |
| Même traitement pour des analyses de plus de deux lignes dans le système d’information archivistique | heure | 140 |
| Croisement de données et création d’analyses à partir de plusieurs inventaires, dans un fichier de type Excel | heure | 140 |
| Même traitement dans le système d’information archivistique | heure | 140 |
| Indexation simple selon les règles fournies, notamment géographique ou de personnes | notice | 1 000 |

Organisation, qualité et livrables

Une réunion de démarrage est organisée pour chaque commande afin de valider les spécifications de saisie, règles d’écriture, modalités de structuration et calendrier. Une phase de test peut être exigée pour chaque opération ; son volume ne peut dépasser 2 % du volume total à traiter. Elle sert à valider les règles de saisie et les traitements automatisés, repérer les anomalies et ajuster les spécifications.

Le titulaire signale les anomalies, tient un registre indiquant leur criticité, les actions menées et les décisions prises avec les Archives départementales, soumet les cas douteux au pouvoir adjudicateur et effectue un contrôle qualité exhaustif avant livraison. Les contrôles portent notamment sur l’exhaustivité, la cohérence, la structuration, l’indexation et les doublons.

Les livrables sont principalement fournis sous forme de fichiers Excel compatibles avec THOT ; des formats complémentaires (CSV, XML-EAD, TXT ou autres formats bureautiques compatibles) peuvent être demandés au bon de commande. Ils doivent être exempts d’erreurs de structuration et directement exploitables. Les vérifications quantitatives et qualitatives approfondies interviennent dans les 30 jours suivant la livraison ; toute prestation rejetée pour défaut d’exhaustivité ou non-conformité est reprise aux frais du titulaire. La durée maximale d’exécution d’un bon de commande est de 3 mois.

Certaines commandes peuvent nécessiter une intervention directe dans le système archivistique du Département : un compte temporaire est alors créé, la charte informatique doit être respectée et une confidentialité renforcée peut être exigée. L’usage d’outils d’intelligence artificielle est autorisé sous la responsabilité exclusive du titulaire ; il informe le Département, décrit les outils dans son offre, n’utilise pas les données du Département pour l’entraînement sans autorisation préalable et assure un contrôle humain systématique des résultats.

Le traitement est soumis à des obligations de confidentialité et de sécurité des données personnelles : chiffrement des échanges électroniques, sécurisation du stockage, authentification, gestion des droits d’accès, journalisation, protection des postes, mises à jour, sauvegardes, prévention des accès non autorisés et traitement des incidents. Toute violation de données doit être notifiée dans les 48 heures suivant sa découverte. Les données personnelles sont supprimées ou restituées selon les instructions du Département à l’issue des prestations ; le titulaire s’engage à détruire les données personnelles au terme du traitement.