Numérisation de fonds d’archives

Numérisation de fonds d’archives papier, de microformes et de documents figurés, photographiques ou cartographiques. Les commandes peuvent porter sur de grandes séries homogènes, des séries plus modestes issues de fonds différents ou des pièces et ouvrages isolés. La volumétrie moyenne annoncée est de l’ordre de 500 000 vues par an.

Documents concernés

Ouvrages reliés, registres, feuilles et fiches, plans, affiches, pièces isolées, microfiches et microfilms, tirages photographiques, plaques de verre, négatifs souples et diapositives. Les documents papier ouverts sont généralement compris entre le double A4 et le double A3+, mais certaines pièces peuvent atteindre A0+ ; leur rigidité et leur état matériel varient. Les documents figurés comprennent notamment plans monochromes ou en couleur, cartes, lithographies, dessins, peintures et aquarelles.

Le titulaire préserve l’intégrité des collections, signale les documents dont l’état empêche la numérisation et prend en charge la restauration des documents dégradés pendant la prise de vue, après avis technique des Archives. Le dépliage primaire de pages pliées est recommandé lorsqu’il peut se faire sans dégradation ; le retrait de rivets, agrafes ou trombones reste exceptionnel.

Prise de vue et fichiers

Les originaux sont reproduits par prise de vue directe. Un jeu de test est réalisé à chaque changement de typologie, de format ou de technique ; les Archives valident le calibrage et fixent notamment résolution et compression avant la production. Le mode couleur ou niveaux de gris et la résolution peuvent être précisés au moment de la prise en charge.

• Documents textuels : par défaut 256 niveaux de gris sur 8 bits, ou 8 bits par couleur en RVB sRGB ; résolution généralement autour de 200 dpi à l’échelle 1, pouvant être portée à 300 dpi pour les petits formats ou les détails. Livraison en JPEG, qualité 75 % (échelle Photoshop), ajustable après tests. Une vue correspond selon le document à une double page ouverte, une page seule de grand format ou une face de pièce isolée. Les doubles pages blanches ne sont pas reproduites sauf indication contraire ; une série de pages blanches est remplacée par un encart défini par les Archives.
• Microformes et supports photographiques non pérennes : résolution généralement d’au moins 450 dpi à l’échelle 1, ajustable à la typologie et pouvant atteindre 4 000 dpi sans interpolation. Deux fichiers par document : conservation en TIFF 8 sans compression, profil ICC RVB Adobe 98 et métadonnées EXIF de numérisation et de traitement ; diffusion en JPEG qualité 9 ou 10, profil ICC RVB sRGB. Les retouches de netteté, de cadrage ou d’équilibrage des couleurs ne sont réalisées qu’à la demande des Archives.
• Les vues et fichiers suivent une nomenclature fondée sur la cote archivistique, selon les règles précisées par les Archives pour chaque type ou série ; le principe général est FRAD059_COTE pour les répertoires et FRAD059_COTE_nnnn.JPG pour les fichiers.

La planéité peut être assurée par presse-document si cela ne risque pas d’endommager la reliure ; elle ne doit jamais être réalisée manuellement. Pour atténuer la transparence du papier, une feuille noire est placée derrière la page. Les scanners automatiques sont exclus en présence de retombes, même peu nombreuses : tout registre concerné requiert un contrôle visuel continu et le passage en mode manuel dès qu’une retombe est repérée ; les vues oubliées sont à refaire et réinsérer à la bonne place.

Transport, livraison et contrôle

Les documents sont retirés et restitués aux Archives départementales du Nord, 22 rue Saint-Bernard à Lille, à des dates et horaires convenus. Le titulaire assure la manutention, le transport, la surveillance continue des documents dans un véhicule adapté et leur conditionnement en boîtes ou caisses rigides, de préférence métalliques ; les restitutions se font dans les conditionnements d’origine et dans l’ordre des cotes. Les transports sont estimés à 4 ou 5 par an, à titre non contractuel.

Les supports définitifs sont des disques durs externes USB neufs d’au moins 1 To, livrés en deux exemplaires ; les disques « navettes » destinés au contrôle restent la propriété du titulaire et lui sont restitués. Pour chaque lot traité, un rapport indique au minimum les cotes, les volumes de répertoires et de fichiers, le poids des données, les cumuls, les dates de début et de fin, les supports livrés et les incidents ou difficultés. Le titulaire conserve les données jusqu’à validation des Archives. Les défauts ou lacunes signalés sont corrigés gratuitement dans un délai de trois mois ouvrables. Le transport et le stockage des originaux sont assurés par le titulaire, qui les assure contre la perte ou la détérioration.