Traitement archivistique et matériel d’archives contemporaines

La prestation porte sur des archives sérielles ou non sérielles, notamment des fonds notarials, judiciaires ou versés par des administrations. Elle comprend l’étude des instruments de recherche existants, le repérage général, l’élaboration d’un plan de classement, le classement, la description et la rédaction d’un instrument de recherche normalisé. Toutes les boîtes doivent être ouvertes systématiquement.

Un tri interne est possible uniquement pour éliminer les exemplaires multiples. Lorsqu’il est nécessaire, un bordereau d’élimination est établi pour visa de la directrice des Archives départementales.

Traitement matériel

Le titulaire assure le traitement matériel interne et externe : dépoussiérage, nettoyage si nécessaire, suppression des pochettes plastiques, trombones et élastiques, retrait des pièces métalliques oxydées, reconditionnement, cotation et étiquetage. Les chemises administratives d’origine sont conservées sauf risque sanitaire ; les agrafes et épingles sont conservées sauf oxydation, avec maintien de l’unité matérielle au moyen de sous-chemises.

Les documents sont nettoyés avec des brosses douces et, si nécessaire, une gomme éponge ou un équivalent. Les dossiers sont rangés dans des boîtes de conservation en carton permanent. Les fournitures de conditionnement — chemises, sangles et boîtes — sont fournies par les Archives départementales. Les cotes sont inscrites au crayon sur les chemises en papier permanent et sur des étiquettes imprimées collées sur la tranche des boîtes.

Instrument de recherche et indexation

Le plan de classement est proposé par le titulaire à partir des instructions nationales de tri et de conservation, puis validé avant le reclassement. L’instrument de recherche est un répertoire méthodique conforme à la norme ISAD(G), décrivant l’intégralité des archives selon un ordre intellectuel ; le plan ne doit pas dépasser 5 niveaux et en comporte le plus souvent 3.

Le livrable est un fichier unique .ods compatible LibreOffice Calc, conforme au modèle fourni, comprenant :

• un onglet « chapeau » pour l’introduction ;
• un onglet « détail import » avec les colonnes balisées destinées à l’import dans Arkhéïa ;
• un onglet « plan de classement » reprenant les titres des différents niveaux.

Le fichier doit notamment comporter les cotes, intitulés, niveaux et ordres de classement, descriptions des articles, dates, descriptions physiques, niveaux de description, délais de communicabilité et années de départ. Les dossiers sont décrits conformément à ISAD(G), avec leur objet, l’action administrative, les typologies documentaires et les années extrêmes.

L’indexation peut être typologique, matière, action ou contexte historique. Elle respecte les thésauri du Service interministériel des Archives de France, le principe de non-répétition entre les niveaux et les balises adaptées à chaque niveau. Les archives iconographiques, cartographiques ou photographiques, ainsi que les moisissures et autres altérations, sont signalées dans des colonnes dédiées. Les archives notariales exigent une attention particulière aux mineurs, aux délais de communicabilité de 100 ans et aux répertoires concernant plusieurs notaires.

Fonds, devis et organisation

Les fonds sont identifiés par série, sous-série, cotes extrêmes, instrument de recherche, format, nombre de pages et de boîtes, boîtes à reconditionner, textes de référence et traitements attendus. Chaque fonds ne dépasse pas 200 mètres linéaires à titre indicatif. Le tableau de récolement est ajusté au début de chaque période et sert à établir un devis distinguant les fonds sériels et non sériels, les interventions prévues, les prix unitaires forfaitaires et les montants correspondants.

Le titulaire participe à une réunion préparatoire par période, désigne un interlocuteur unique et propose des temps d’échange selon l’avancement. Il signale immédiatement les anomalies ou problèmes non résolus. Il met en œuvre les moyens de contrôle qualité prévus dans son offre et conserve une copie de sauvegarde des fichiers produits jusqu’à la validation complète et la fin du marché.

Variante dans les locaux du titulaire

La prestation peut être réalisée dans les locaux du titulaire. Celui-ci prend alors en charge les documents, le transport aller-retour, l’assurance, le chargement, l’arrimage et le déchargement. Les documents doivent être transportés dans des containers étanches et rembourrés, avec deux membres du personnel permanent par trajet et deux extincteurs à poudre dans le véhicule. Le véhicule ne peut rester sans surveillance ; le transport se fait de jour, sans stationnement de nuit ni étape avec nuitée en charge, sauf garage fermé réservé au véhicule.

Les locaux du titulaire doivent être fermés, garantis et assurés contre le vol et les dégradations, sans lumière naturelle directe, avec une température comprise entre 16 et 23 °C, une variation maximale de 2 °C par jour et une humidité relative de 40 à 60 %. Les règles de lutte contre l’incendie et l’absence de contamination virale des équipements informatiques doivent être garanties. Les archives sont restituées dans l’ordre numérique des cotes.

Normes et contrôles

Les instruments sont préparés dans un tableau d’import balisé compatible avec Arkhéïa, puis destinés à un encodage XML-EAD conforme à la DTD EAD 2002 et à la norme ISAD(G). Les vérifications portent notamment sur l’orthographe, la distinction entre intitulé et présentation du contenu, la hiérarchisation, la non-répétition, l’indexation, le respect des référentiels et l’homogénéité des notices. Les prestations peuvent être admises, ajournées, réfactionnées ou rejetées en fonction des contrôles quantitatifs et qualitatifs.