Conservation externalisée d’archives publiques

Le titulaire assure, en qualité de tiers archiveur et de dépositaire, les opérations matérielles de prise en charge, conservation, communication, réintégration, sortie définitive et élimination après autorisation réglementaire. Le traitement archivistique, le tri, le classement, l’inventaire, les autorisations de consultation et les décisions de sortie ou d’élimination restent de la responsabilité des entités compétentes. Les archives électroniques sont exclues du marché.

La reprise initiale porte sur l’intégralité et à l’identique des fonds existants, avec conservation de l’indexation alphanumérique et contrôles contradictoires :

• Environ 36 371 conteneurs normalisés de cinq boîtes A4 à dos de 10 cm, auxquels s’ajoutent 804 conteneurs de supports magnétiques et 85 formats hors standard, notamment tubes, rouleaux et plans.
• Le fonds papier de la CCI de Seine-et-Marne et de ses écoles UTEC représente environ 2 863 conteneurs de trois boîtes, soit 8 589 boîtes et 1 432 mètres linéaires ; environ 40 % sont susceptibles d’être éliminés sous réserve des visas réglementaires.
• Le fonds magnétique comprend 1 501 bandes vidéo et audio, dont 922 BetaSP, 487 VHS, 30 Beta, 26 films 35 mm négatifs, 25 Digital Beta et d’autres formats ; des conditions particulières de température et d’hygrométrie sont requises.

Conditionnement, transport et prise en charge

Les conteneurs normalisés sont fournis par le titulaire. Ils doivent être montables sans ruban adhésif, comporter un couvercle indépendant ou rabattable sans adhésif et des poignées ; leur capacité ne peut excéder cinq boîtes d’archives A4 à dos de 10 cm, une boîte pleine pesant en moyenne 4 kg. Les conteneurs sont livrés sous cinq jours ouvrés, par demandes d’au moins 10 unités, et restent acquis aux CCI. Le titulaire assure le stockage, le conditionnement, le chargement, l’arrimage, le transport et le déchargement sous sa responsabilité.

La prise en charge courante intervient sous huit jours ouvrés, dans la limite de 250 conteneurs par site et par jour, avec bon d’enlèvement immédiat et liste exhaustive. Une erreur de codification doit être corrigée sous huit jours ouvrés. Un conteneur nouvellement pris en charge doit être disponible pour consultation sous quatre jours ouvrés, jour de prise en charge inclus. Les conteneurs défectueux après de nombreuses manipulations sont renouvelés par le titulaire. Les supports magnétiques et documents figurés ou iconographiques doivent recevoir un conditionnement et un stockage adaptés à leurs normes de conservation.

Communication, consultation et réintégration

Les communications sont normalement livrées sur les sites des CCI ; une consultation exceptionnelle peut avoir lieu sur le site de conservation. Une commande standard reçue avant 15 heures est livrée le premier jour ouvré suivant entre 9 heures et 12 heures, dans la limite de 20 conteneurs ou boîtes par site et par jour. Une demande urgente reçue avant 12 heures est livrée le jour même ; celle reçue avant 18 heures est livrée le premier jour ouvré suivant avant 10 heures.

Le site de conservation doit disposer d’une salle dédiée, ouverte au minimum quatre heures par jour, avec un préavis de visite de trois heures ouvrables et une capacité maximale de 50 conteneurs consultables. Les consultations sur place sont réservées aux collaborateurs expressément désignés. Les réintégrations sont couplées aux communications ou peuvent être demandées isolément, avec bon de livraison ou de reprise immédiat et traçabilité exhaustive.

Conservation, sorties et destruction

La conservation est réalisée dans un lieu unique, agréé pour la conservation externalisée d’archives publiques courantes et intermédiaires. Les représentants habilités des CCI et les services d’archives compétents disposent d’un droit d’accès permanent. Le titulaire est tenu à la confidentialité et au secret professionnel.

Les sorties définitives en cours de marché sont réalisées sous huit jours, dans la limite de 250 conteneurs par site et par jour. Elles peuvent être enlevées par les CCI ou livrées sur leurs sites ou aux Archives de Paris, des Yvelines et de Seine-et-Marne. En fin de marché, la restitution porte sur l’ensemble des archives ; une mise à disposition sur quai peut atteindre 500 conteneurs par jour. Les sorties à l’unité et en quantité font l’objet de tarifications distinctes et donnent lieu à un inventaire contradictoire.

La destruction matérielle par broyage ne peut intervenir que sur demande écrite de l’interlocuteur compétent et après visa réglementaire d’élimination. Les conteneurs sont détruits au cours du mois suivant la demande ; le certificat de destruction est fourni dans les trois mois.

Outil, pilotage et données

Le portail en ligne permet la commande de conteneurs, les versements, les communications, les réintégrations, la facturation, la recherche multicritères des conteneurs et commandes, le téléchargement des certificats PDF et l’archivage des opérations. Le titulaire doit intégrer le fichier à plat historique fourni par les CCI et prévoir la réversibilité des données en fin de marché.

Le titulaire fournit la liste actualisée de ses interlocuteurs, les statistiques annuelles des communications, sorties et destructions, ainsi que l’état du stock et des communications en cours au 1er janvier, séparément pour les périmètres de la CCIR et de la CCIT de Seine-et-Marne. Des prestations ponctuelles d’inventaire simple, de récolement, de saisie descriptive ou de mise en conteneur peuvent être demandées sous huit jours, sans transfert de responsabilité archivistique.

Les données à caractère personnel ne peuvent être traitées que pour les finalités du marché. Le titulaire doit garantir la confidentialité, la sécurité, la pseudonymisation et le chiffrement, notifier toute violation sous 48 heures, conserver les données au plus pendant la durée du marché et les restituer ou les détruire en fin de prestation.