Réservation et fourniture de titres de transport et services associés

Le titulaire recherche, propose, réserve, émet et fournit les titres de transport, puis accompagne les voyageurs avant, pendant et après leur déplacement. Les prestations couvrent les transports aérien, ferroviaire, maritime et terrestre, ainsi que la location de véhicules en France hors Corse et à l’étranger. S’y ajoutent les hébergements pour les seuls membres de la gouvernance, les assurances voyage, les formalités administratives (visas, vaccins), l’assistance voyageurs et toute prestation complémentaire nécessaire au déplacement.

Recherche, conseil et réservation

Pour toute demande dont le coût estimé dépasse 200 € TTC, ou lorsque plusieurs solutions existent sur la liaison, le titulaire présente systématiquement au moins deux options distinctes par tarif, horaire ou opérateur. Il recherche les tarifs disponibles, y compris les offres low-cost adaptées, justifie les écarts de prix importants et détaille les frais annexes (dossier, paiement par carte, taxes). Les propositions tiennent compte du coût, de la durée, du confort, de la sécurité et des contraintes du voyage ; les voyageurs sont informés des escales, formalités, conditions tarifaires et risques identifiés.

La politique de déplacement prévoit que la classe affaires peut être autorisée pour les vols d’au moins 5 heures, sauf contrainte. Les trajets ferroviaires privilégient les itinéraires optimisés en temps et confort, avec Wi-Fi ; les véhicules terrestres sont adaptés au besoin et les correspondances et temps d’attente sont optimisés.

Les demandes sont transmises par voie dématérialisée par les agents habilités. Le titulaire adresse une proposition détaillée à valider par écrit avant toute émission. Si le tarif change avant validation, il en informe immédiatement le demandeur et soumet une proposition actualisée. Les billets sont émis après validation ; les titres sont transmis de préférence par voie électronique, au plus tard la veille du départ (ou le vendredi pour un départ le lundi).

Assistance et suivi des déplacements

• Réponse aux demandes de proposition tarifaire sous 4 heures pour les demandes urgentes et sous 24 heures pour les demandes standard ; émission immédiate après validation.
• Assistance accessible 24 h/24 et 7 j/7, gestion des urgences et des perturbations (retards, annulations, grèves), avec recherche proactive de solutions alternatives pour assurer la continuité du déplacement.
• Modifications et annulations traitées dans les meilleurs délais, avec information sur leurs conséquences financières.
• Outil de réservation ou de suivi, interlocuteur référent et suppléant, moyens de contact réactifs et accusé de réception automatique des bons de commande électroniques.
• Accès de l’acheteur à l’historique des demandes, échanges et commandes, consultable pendant le marché et exportable en format structuré ; conservation minimale des données pendant cinq ans après la fin du marché.

Titres mis à disposition gratuitement, avoirs et livrables

Lorsque des conventions avec des compagnies prévoient des titres gratuits, le titulaire en applique les modalités : formalités de demande, copie à la compagnie partenaire, facturation des seules taxes et frais restant à la charge de l’acheteur et suivi du quota annuel.

Le titulaire trace les billets non utilisés, annulés ou modifiés. Il signale chaque avoir dans les 48 heures, le tient dans un registre, le propose en priorité pour les voyages ultérieurs et avertit au moins 30 jours avant son expiration s’il n’a pas été utilisé. Un état des avoirs figure dans le reporting trimestriel.

Les livrables comprennent les devis détaillés, confirmations de réservation, titres et documents de voyage, informations pratiques, statistiques de déplacements, dépenses détaillées, indicateurs de performance, analyse des économies, comptes rendus de suivi, alertes et plans d’amélioration le cas échéant. Le reporting est fourni au minimum chaque trimestre, sous format dématérialisé exploitable.