Prestations d'agence de voyages et services associés

Le titulaire organise et gère les déplacements nationaux et internationaux des élus, agents municipaux et personnes invitées par la Ville, ainsi que les déplacements des agents et ayants droit bénéficiaires de congés bonifiés. Les transports concernés sont aériens, ferroviaires et maritimes.

La prestation comprend notamment :

• Recherche des itinéraires, horaires, classes, compagnies, correspondances, escales, tarifs et conditions d’utilisation des titres.
• Présentation d’au moins une solution au tarif le moins onéreux et d’une solution adaptée au besoin, avec propositions alternatives et justification des économies recherchées.
• Réservation, émission et livraison des titres de transport et bons d’échange.
• Organisation de voyages individuels ou de groupes, incluant transport, hébergement, restauration, déplacements sur place et, si nécessaire, visites guidées.
• Réservations d’hébergement, locations de véhicules, transferts, taxis, autocars et demandes de visas.
• Conseil sur les itinéraires, les formalités administratives et sanitaires, les vaccinations et les aspects sécuritaires des destinations et escales.

Interlocuteur, devis et commandes

Chaque demande est suivie par un interlocuteur unique depuis le conseil et la recherche jusqu’à la remise des titres ou bons d’échange. Les demandes peuvent être transmises par téléphone, fax ou courriel. Les devis sont gratuits et doivent détailler les transports, compagnies, trajets, dates et horaires, tarifs, conditions de modification ou d’annulation, formalités, hébergements, nuitées et locations de véhicules lorsqu’ils sont concernés.

Le délai de remise des devis ordinaires est compris entre 2 et 5 jours ouvrés, du lundi au vendredi de 8 h à 17 h. Les devis relatifs aux congés bonifiés sont transmis sous 15 jours ouvrés maximum. Après confirmation du choix par courriel, le titulaire bloque les conditions tarifaires, puis exécute la réservation et la livraison sur bon de commande.

Les commandes ordinaires sont passées au plus tard 2 jours ouvrés avant le départ, la nuitée ou le début de la location. Les titres ou bons sont livrés dans ce même délai et au minimum 1 journée ouvrée avant le départ ou le début de la prestation. Pour les demandes urgentes, les échéances prévues sont une commande avant 11 h pour une livraison avant 15 h le jour même, ou avant 17 h pour une livraison le lendemain avant 10 h. Tout retard non signalé entraîne l’annulation du billet aux frais du titulaire.

Livraison, modifications et congés bonifiés

Les titres et bons d’échange peuvent être transmis sous forme électronique, remis en main propre, livrés par coursier ou retirés en agence. En cas de transmission par courriel, tous les acteurs concernés sont destinataires ou mis en copie. Les demandes de modification ou d’annulation sont tracées et traitées dans les délais des transporteurs, hébergeurs et autres prestataires afin d’éviter les frais de dédit lorsque les conditions le permettent.

Les assurances doivent couvrir, selon les besoins, l’annulation, les accidents, le rapatriement médical ou sanitaire ainsi que la perte ou le vol des bagages. Les avoirs liés aux annulations, modifications ou erreurs de facturation sont transmis sous 10 jours maximum par voie dématérialisée via Chorus Pro.

Pour les congés bonifiés, le titulaire assure la réservation au meilleur tarif des billets aller-retour des agents et de leurs ayants droit, le suivi des réservations, la remise des billets, l’envoi d’un récapitulatif par famille et destination des sommes à payer et l’envoi des factures après remise des billets.

Obligations, contrôle et données

Le titulaire est soumis à une obligation de résultat, traite les demandes tardives, confirme les réservations, assure les remboursements, informe des formalités nécessaires, règle directement les organismes prestataires et informe la Ville en cas de grève annoncée en recensant les déplacements susceptibles d’être annulés.

La qualité des prestations est contrôlée ponctuellement à partir des avis des services utilisateurs et des bénéficiaires. En l’absence de réclamation dans les 7 jours suivant le lendemain du départ du bénéficiaire, l’admission est implicite.

Le titulaire applique le RGPD et la loi Informatique et Libertés, garantit la sécurité des données, soumet son personnel à la confidentialité, notifie les violations, fournit les éléments de preuve de conformité et supprime ou restitue les données en fin d’accord-cadre selon les instructions reçues. Le recours à un sous-traitant nécessite l’autorisation écrite du pouvoir adjudicateur.