Réévaluation archivistique et reconditionnement de fonds

Prestation B — Rétroconversion et préparation documentaire

• Rétroconversion de documents fournis en PDF/Word/dactylographiés vers un format tableur exploitable.
• Contrôle qualité de la conversion avant application de l'analyse A.

Prestation C — Analyse matérielle simple et étiquetage

• Vérification matérielle des boîtes identifiées comme potentiellement éliminables ; confirmation ou infirmation du tri intellectuel.
• Étiquetage clair des boîtes destinées à l'élimination (ex. apposition d'un signe « E »).
• Rédaction d'un bordereau d'élimination détaillant typologies, dates extrêmes, métrage linéaire éliminé et observations.

Prestation D — Analyse matérielle complexe

• Tri physique approfondi, contrôle et échantillonnage si nécessaire ; traitement des cartons hybrides (partiellement conservés/éliminés).
• Organisation logistique interne (fourniture de petit matériel : chariots, éclairages portatifs, EPI). Gestion des palettes : extraction et traitement par palette complète.
• Identification et marquage spécifiques (codage couleur : orange = conservation partielle, vert = conservation intégrale, rouge = destruction totale) et mise à jour du tableau de suivi.

Prestation E — Reconditionnement et réétiquetage

• Extraction des documents destinés à l'élimination, reconditionnement simple des documents conservés (remise en boîtes, sans dépollution fine systématique).
• Fourniture par le titulaire de boîtes administratives et boîtes de conservation conformes aux caractéristiques techniques exigées.
• Mise à jour des cotes et métrage linéaire dans le tableur de suivi.

Prestation F — Relocalisation et réintégration

• Réintégration physique des boîtes réévaluées/reconditionnées selon consignes de rangement.
• Récolement possible et mise à jour du système d'information archivistique du centre si demandé.

Livrables et reporting (communs aux phases)

• Tableur Excel de suivi détaillé (modèle fourni) mis à jour par fonds/versement.
• Rapport initial de diagnostic avec méthodologie pour chaque phase.
• Bordereau(s) d'élimination rédigés selon modèle, bilans hebdomadaires, bilans sommaires bimestriels et bilans détaillés semestriels.
• Rapport final de synthèse en PDF avec indicateurs.

Contraintes opérationnelles et fournitures

• Le titulaire fournit boîtes conformes aux normes chimiques et mécaniques prescrites, petit matériel (chariots, éclairage, EPI) et son matériel informatique.
• Respect strict des consignes de tri, codage et traçabilité ; co-construction possible des outils de suivi avec le centre.