Prise en charge et gestion d'archives publiques

3. Manutention et conditionnement

• Manutention simple et manutention « complexe » (rupture de charge, absence de monte‑charge, >50 m distance) ; tarification unitaire spécifique.
• (Re)conditionnement avec cartons DIMAB (40x31x28 cm) ou boîtes hors‑format ; règles d’étiquetage et positionnement des cotes ; fourniture optionnelle de consommables (chemises, sangles, cartons) facturée en unités d’œuvre.
• Exigence d’utilisation de matériaux majoritairement ou entièrement recyclables et de conteneurs « neutres » pour conservation.

4. Conservation et locaux

• Stockage dans locaux agréés conformes à NF Z40‑350 ; conformité présumée par certificat AFNOR NF342 ou équivalent mais respect des exigences CCTP requis.
• Suivi thermo‑hygrométrique : relevés réguliers (HR 45–55 %, T 16–23 °C), rapport annuel, alertes en cas de dépassement prolongé (seuils contractuels et délais d’alerte définis).
• Sécurité : contrôle d’accès, détection incendie, extincteurs, traçabilité des intervenants ; locaux hors zones Seveso/inondables.

5. Gestion des communications et consultations

• Préparation, extraction, acheminement aller/retour et réintégration des documents ; communications physiques (délais standard 3 j ouvrés) ou dématérialisées sécurisées (2 j ouvrés).
• Mise à disposition en salle de consultation PMR, mise à quai pour transporteurs tiers ; bons de communication signés et traçabilité complète.
• Possibilité de numérisation facturée en UO spécifique.

6. Restitutions et fin de conservation

• Restitutions partielles en cours de contrat et restitution intégrale en fin de contrat : inventaires, réunions de préparation, pointage et procès‑verbaux ; calendriers et règles de reprise/dédommagement en cas d’écarts.

7. Destruction confidentielle (optionnelle)

• Destruction sécurisée avec norme DIN 66399 P‑4 ; stockage temporaire sécurisé (durée limitée avant broyage) ; recyclage exigé (pâte à papier) ; certificat de destruction et liste unitaire des conteneurs.

8. Outil de gestion

• Fourniture d’un outil web sécurisé (min. 4 comptes) avec recherche par cote, historicisation, exports (fin d’année, 6 mois avant fin de contrat, 10 j avant remise), droits de validation et disponibilité attendue 8h–20h30 7j/7 (pénalités si indisponibilité >24 h).

9. Traçabilité et livrables

• Bons d’enlèvement/livraison, procès‑verbaux sous 2 jours ouvrés, inventaires unitaires, mise à jour de la base sous délais contractuels (5/10/15 j ouvrés selon volumes) ; pénalités définies en cas de perte.