Rédaction de comptes rendus de réunions

Le prestataire assiste aux réunions convoquées, prend les notes en sténodactylographie et retranscrit l’intégralité des échanges en texte exhaustif, grammaticalement et syntaxiquement correct, au style direct. L’enregistrement d’une réunion est possible uniquement avec l’accord du service ayant passé commande. La prise de notes doit s’adapter aux conditions de réunion, notamment à l’usage ou non d’un microphone ou d’un enregistrement, aux bruits, aux interventions simultanées et aux éventuels problèmes de matériel.

Le prestataire s’installe avec son propre matériel 30 minutes avant le début de la réunion. Il assiste aux réunions auxquelles il est convoqué 5 jours francs à l’avance, sans restriction selon les jours, horaires, durées, fréquences, sujets ou lieux sur le territoire communal. Aucune pause n’est due en dehors de celles prévues par le responsable de la réunion. En cas d’empêchement, le titulaire organise son remplacement par une personne aux compétences équivalentes, soumise aux mêmes obligations.

À titre indicatif, le DQE prévoit :

• Conseils municipaux : 1 séance d’une durée moyenne de 5 h, 4 de 3 h 30 et 5 de 2 h 30 ; il indique respectivement 2 et 4 heures supplémentaires pour les deux premières durées.
• Instances paritaires : 14 séances d’une durée moyenne de 2 h 30.
• Retranscription : estimation de 1 200 pages rédigées.

Livrables et présentation

La retranscription est remise par courriel, sous forme informatique compatible avec les logiciels de la collectivité, au service ayant passé commande. Le délai est de 7 jours calendaires après la réunion, ramené à 5 jours calendaires pour les instances paritaires.

Les documents sont présentés en Arial 11, noir, avec un interligne de 1,5 cm et un espacement normal. Les marges sont de 3 cm en haut, à gauche et à droite, et de 2,5 cm en bas. Une ligne est sautée avant chaque nouvelle question lors des conseils municipaux, ou avant chaque nouvelle affaire ou objet pour les autres réunions ; un alinéa d’au plus 2,5 cm précède chaque intervention. La numérotation des pages est placée en bas à droite. La présentation ne comporte ni page de garde, ni en-tête, ni pied de page, ni cadres, puces ou bordures, et n’utilise pas de tailles de police différentes.

Le titulaire assure la confidentialité et détruit l’ensemble des documents une fois la prestation réalisée.