Transcription et restitution de débats

La prestation couvre la prise en sténotypie et la transcription intégrale des débats et votes de l’Assemblée départementale et de la Commission permanente, en présentiel ou à distance. L’Assemblée est ouverte au public, contrairement à la Commission permanente. Les séances ordinaires ont habituellement lieu à Digne-les-Bains, un vendredi des mois de mars, juin, octobre et décembre, de 9 h à 13 h ; des sessions supplémentaires peuvent être organisées.

L’intervenant principal et son ou ses suppléants doivent être sténotypistes qualifiés, titulaires d’un diplôme ou d’un équivalent reconnu ; le RC indique comme niveau minimal un titre professionnel de sténotypiste (RNCP) ou équivalent. La prestation ne peut pas être remplacée par une simple prise de notes. Le compte rendu intégral doit restituer fidèlement les propos, les votes et le déroulement de la séance, notamment les suspensions et mouvements en séance, dans un français correct.

Préparation et échanges

• Le service des affaires juridiques informe ou invite le prestataire un mois avant la séance ; cet envoi vaut commande. Le prestataire répond sous 24 heures. En présentiel, il confirme sa venue et assure sa présence ; un remplacement en cas d’empêchement impératif et justifié est prévu selon le CCP.
• Les ordres du jour et projets de délibération sont transmis 12 jours avant la session. À distance, les documents actualisés et, le cas échéant, les motions, vœux et projets urgents sont transmis au plus tard la veille. En présentiel, l’ordre du jour, le plan de l’hémicycle avec photo et noms des élus, et les éventuels documents complémentaires sont mis à disposition le jour même.
• À distance, les enregistrements et les ordres du jour rectifiés sont envoyés dans les 7 jours suivant la session. En présentiel, les enregistrements sont remis le jour même sur un support fourni par le prestataire ; les ordres du jour rectifiés sont transmis dans un délai maximal de 7 jours. Les échanges de pièces passent par une plateforme sécurisée proposée par le prestataire et sont accompagnés d’un courriel d’information.

Livrables et présentation
Les procès-verbaux sont déposés sur la plateforme sécurisée en format .doc dans les 15 jours suivant la session en présentiel, ou suivant l’envoi de l’enregistrement à distance. Le document est au format A4, en Georgia 12 ou Arial 12 ; les noms et prénoms des intervenants et les titres des délibérations sont en gras. Il comprend notamment la date et l’heure, les personnes présentes ou représentées, le quorum, l’ordre du jour, les délibérations et rapports concernés, les demandes de scrutin particulier, les résultats des scrutins et la teneur des discussions. Les incertitudes, par exemple sur un nom, sont signalées par surlignage et commentaire, sans prolongation du délai de remise. Les bons de commande ont un délai maximal d’exécution de 3 mois.