Formalisation des comptes rendus des instances représentatives du personnel

Le titulaire prend en charge les demandes de retranscription des réunions des instances représentatives du personnel, formalise leurs débats et met les livrables à disposition des secrétaires ou présidents d’instances. Le périmètre couvre les deux CSE du groupe et leurs réunions plénières, commissions et observatoires. Le contrat prévoit un maximum de 1 000 heures de réunions ; les volumes de réunions ci-dessous sont indicatifs et ne constituent pas un engagement de volume.

Les réunions plénières des deux CSE sont prévues à raison d’au moins 11 par an chacune, hors août ; des réunions extraordinaires peuvent s’ajouter pour l’un des CSE. Pour les commissions :

• CSE UES AG2R : SSCT 4 réunions/an minimum, politique sociale 4/an minimum, économique et financière 2/an minimum, logement 2/an maximum ; observatoires des métiers au minimum trimestriels. Le document indique un total de 12 réunions/an minimum pour ces commissions.
• CSE UES LA MONDIALE : SSCT 4/an minimum, politique sociale 4/an minimum, économique et financière 2/an minimum, informatique et digital 2/an minimum, métiers 5/an, logement 2/an ; soit 19 réunions/an minimum.

Les moyennes annoncées sont de 55 participants aux réunions plénières et 35 aux commissions du CSE UES AG2R, puis de 50 et 30 respectivement pour le CSE UES LA MONDIALE. Certaines commissions peuvent se tenir en audioconférence.

Contenu et remise des livrables

Le niveau attendu combine une retranscription exhaustive des prises de parole des intervenants de la direction et des membres du comité exécutif, et une synthèse des débats des élus et représentants syndicaux. Pour le CSE UES AG2R, le tableau des livrables mentionne le procès-verbal et l’enregistrement audio de la réunion pour vérification ; il mentionne aussi la prise en charge des demandes de correction ou d’interprétation différente de la retranscription pour le CSE UES LA MONDIALE.

Les PV doivent être transmis au plus tard dans les 5 jours ouvrés suivant la réunion. Le titulaire accuse réception des demandes dans les 48 heures ouvrées maximum. Les documents sont rédigés en français, fidèles aux échanges, structurés et remis en formats électroniques exploitables Word et PDF, selon les modèles ou chartes éventuellement communiqués. Les interlocuteurs désignés peuvent relire et valider les documents, demander des corrections ou précisions ; les corrections dues à une erreur, une omission ou au non-respect des consignes sont intégrées sans coût supplémentaire. La confidentialité doit être préservée avant la validation définitive.

Pilotage, moyens et option

Un interlocuteur centralise les demandes et le suivi partagé avec la direction du développement social et les secrétaires des CSE. Le titulaire mobilise des rédacteurs attitrés et expérimentés en rédaction de PV d’instances sociales, connaissant le droit social et le fonctionnement des instances. Il fournit les moyens d’enregistrement et d’exploitation sécurisée des réunions, de production documentaire et de transmission sécurisée des livrables. Un état d’avancement et un bilan qualitatif sont transmis trimestriellement ; un état consolidé des prestations facturées est communiqué mensuellement. Un comité qualité peut être organisé selon les besoins.

Une solution de transcription reposant en tout ou partie sur l’intelligence artificielle peut être proposée en prestation supplémentaire éventuelle, sans caractère obligatoire. L’offre doit alors décrire le traitement, le contrôle humain, la qualité, l’hébergement et la localisation des données, leur conservation et suppression, les accès, la traçabilité, l’utilisation éventuelle des données pour entraîner des modèles, ainsi que la conformité RGPD et DORA.