Sténotypie et rédaction de comptes rendus

Un intervenant spécialisé en sténotypie ou en transcription professionnelle assiste aux réunions, prend les notes et produit un compte rendu structuré. Les débats sont reproduits par écrit et reformulés de manière concise, sans suppression d’information. Un enregistrement audio sécurisé est réalisé lorsque demandé.

Les réunions concernées comprennent celles du CSE et de ses formations spécialisées (F3SCT), de la CME, du Conseil de surveillance et les autres réunions institutionnelles. La durée moyenne estimée d’une instance est d’environ 5 heures. Les repères spécifiques indiqués sont de 3 heures maximum et moins de 10 pages pour les réunions de CME, et 3 heures et 17 pages pour celles du Conseil de surveillance. À titre général, un compte rendu attendu compte de 25 à 45 pages pour une instance d’environ 5 heures.

Livrables et transmission

Le compte rendu indique le titre, la date de la séance et l’ordre du jour. Les pages sont numérotées et rappellent en pied de page le titre et la date de la séance ; le nom de l’intervenant peut figurer au début ou à la fin de son intervention. La mise en page peut varier selon les instances.

• Transmission électronique au format Word ou dans un autre format convenu avec le service demandeur ; un exemplaire papier non relié peut être demandé exceptionnellement.
• L’enregistrement audio de la séance ou de la visite peut également être demandé ; dans la mesure du possible, il est joint à l’envoi du compte rendu.
• Le titulaire propose un mode sécurisé de transmission et remet un projet de compte rendu au plus tard 5 jours ouvrés après la réunion, sauf délai différent prévu au bon de commande.

Le service demandeur peut transmettre en amont l’ordre du jour et les documents utiles ; les informations relatives aux participants et intervenants peuvent être communiquées avant, pendant ou après la séance. L’intervenant se présente une demi-heure avant le début prévu.

Qualité, corrections et suivi

Les livrables doivent être exempts de fautes et identifier correctement les intervenants. Les corrections demandées pour une insuffisance imputable au titulaire sont réalisées sans coût supplémentaire, dans un délai maximal de 3 jours ouvrés. Les établissements disposent d’un délai de vérification de 10 jours francs à compter de la réception des livrables ; après réserves, une nouvelle vérification peut conduire à une admission avec réfaction ou au rejet.

L’intervenant doit avoir une expérience confirmée de la transcription de réunions institutionnelles, notamment dans le secteur sanitaire ou médico-social. En cas de défaillance, un remplaçant d’expérience au moins équivalente est prévu ; en cas de changement d’intervenant, son CV est transmis aux établissements concernés. Le titulaire fournit deux documents de suivi par semestre, l’un quantitatif et l’autre qualitatif, et participe aux échanges de suivi ainsi qu’aux actions d’amélioration demandées.