Externalisation des archives

1) Prise en charge, transport et conservation

Reprise initiale des fonds présents chez l’opérateur d’entreposage actuel et organisation des transports jusqu’aux installations de conservation.
Fourniture et gestion des conditions de stockage externalisé en entrepôt agréé pour archives publiques (locaux conformes aux règles de conservation : ventilation, température, humidité, sécurité incendie et contrôle d’accès).
Étiquetage, codification et marquage par code-barres des unités d’archivage, conditionnement en contenants normalisés (0,50 ml en standard ; option 0,33 ml et tubes pour plans 120 cm).
Traçabilité complète des mouvements (versements, intégrations, sorties, communications, transferts, destructions) via un outil de gestion sécurisé fourni.
Gestion des mouvements spécifiques : transferts programmés vers centres d’archives (transferts intermédiaires ou définitifs) et exécution des bordereaux et certificats de destruction selon procédures.
Restitution et dossier de fin de mission avec vérifications quantitatives et qualitatives des unités restituées.

2) Gestion opérationnelle et outil informatique

Mise à disposition et exploitation d’un outil de gestion dédié permettant l’historique des opérations, demandes de consultation dématérialisées, génération de bordereaux (versement, sortie, destruction) et rapports de suivi.
Sécurité et confidentialité des bases de données et des accès : accès restreint aux personnels habilités, mesures de protection des données personnelles et sauvegardes.

3) Prestations intellectuelles d’archivage

Inventaire détaillé, tri, classement et cotation des archives selon normes archivistiques et cadre de gestion des fonds.
Rédaction et validation des bordereaux de versement et de destruction (intermédiaires et définitifs) et rédaction de livrables types (inventaires, SOSIE pour sorties définitives, bordereaux).
Indexation/import des notices dans l’outil de gestion ou intégration dans un SAE/DAM fourni par la structure donneuse d’ordre.
Fourniture d’un échantillon de contenant et des livrables types lors de la phase d’offre/exécution.

4) Exigences réglementaires et opérationnelles

Respect des normes applicables aux archives publiques et des exigences d’agrément des opérateurs (conformité aux prescriptions réglementaires relatives à la conservation des archives publiques).
Obligation de déclaration et de transmission de la localisation des entrepôts, obligation de résultat sur la traçabilité et la conformité des opérations.
Moyens humains et organisation : mise à disposition de ressources dédiées pour la gestion des entrepôts, les transports et les opérations intellectuelles (inventaire, tri, indexation).

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