Conservation des archives physiques et gestion associée

Objet général

Prise en charge, conservation, communication, restitution et destruction des archives physiques (éliminables et non éliminables).

Modalités opérationnelles

Prise en charge des archives existantes et nouvelles avec bons de commande pour opérations spécifiques (communications, consultations, destructions, sorties définitives).
Inventaire annuel des contenus transmis au donneur d'ordre et rendu accessible via une plateforme (format PDF/Excel).
Fourniture des conteneurs archivistiques adaptés (les fournitures intérieures des conteneurs ne sont pas incluses).

Conservation et sécurité des locaux

Conservation dans des sites de gestion agréés et validés par l'autorité contractante, sur le territoire régional.
Respect des installations et des règles de sécurité (ventilation, luminosité, lutte incendie, contrôle d'accès, etc.) conformément notamment à l'annexe A de la NF Z 40-350.
Possibilité d'audits et d'inspections des conditions de conservation; fourniture des certificats et documents attestant des conditions.
Personnel affecté soumis au secret professionnel et formé (sécurité incendie, procédures de conservation).

Communication, accès et transport

Désignation d'un interlocuteur unique opérationnel et d'une personne en charge de l'exécution.
Modalités différenciées selon degré d'urgence :
- Demandes normales : remise sous le 2e jour ouvré suivant la demande, consultation en salle ou livraison selon le cas.
- Demandes urgentes : remise sous 3 heures, dossier sous pli cacheté.
Transport sous la responsabilité du titulaire avec véhicules et dispositifs de sûreté adaptés; traçabilité des mouvements.

Destruction et sortie définitive

Destruction réalisée uniquement sur instruction écrite, avec délivrance d'un certificat de destruction.
Exigence d'un visa conjoint de l'autorité compétente des archives pour l'élimination des archives publiques et transmission d'une copie du certificat.
À la fin de la prestation ou changement d'opérateur : remise des conteneurs sur palettes filmées, inventaire papier et informatique des conteneurs, restitution sous contrôle.

Qualité, QHSE et conformité

Respect des règles QHSE imposées (règlement intérieur hygiène/sécurité), audits qualité (formation, suivi du matériel, gestion des anomalies, facturation, modes de communication).
Destruction des copies effectuées en fin de relation contractuelle.

Livrables et interfaces

Bons de commande pour opérations ponctuelles.
Inventaire annuel et accès via plateforme.
Certificats de destruction, certificats/justificatifs de conformité des locaux et procédures.

Tous les détails du marché

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