Préparation et livraison de repas

Le titulaire prépare et livre des repas froids sur le site de l’ARS Normandie. Les agents commandent individuellement au moyen d’un outil numérique, avec déduction de la participation employeur paramétrée pour chaque agent.

Offre alimentaire

Chaque jour, le site de commande propose au minimum 20 plats, 5 entrées et 10 desserts, ainsi que des boissons, du pain et des couverts. L’offre doit être variée, comprendre des viandes, des poissons et une offre végétarienne quotidienne, respecter la saisonnalité et renouveler régulièrement les recettes.

Une alternative végétarienne complète et équilibrée est proposée chaque jour. Les plats végétariens sont identifiés dans l’outil. Un produit de substitution ne peut remplacer une référence commandée sans information préalable de l’agent ; il doit être de gamme et de valeur au moins équivalentes et respecter les contraintes alimentaires et allergènes du produit initial.

Pour chaque plat ou produit, les allergènes à déclaration obligatoire sont indiqués de façon complète, lisible et actualisée avant validation de la commande. Toute modification de recette entraîne une mise à jour préalable.

Outil de commande en ligne

L’outil comprend notamment :

• une connexion sécurisée, un profil administrateur et un profil utilisateur ;
• l’historique des commandes exportable en CSV ou Excel ;
• la création ou la modification autonome des comptes, individuellement ou en masse via CSV ou équivalent ;
• un paramétrage et un accès sous 15 jours à compter de la notification, puis la disponibilité d’un nouveau compte sous 24 heures ;
• un accès par application mobile et une disponibilité 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, hors maintenance programmée ;
• un taux de disponibilité mensuel minimal de 99,5 %.

Les maintenances susceptibles d’interrompre ou de dégrader significativement le service sont signalées au moins 48 heures à l’avance, avec leur date, horaire, durée prévisionnelle et fonctionnalités concernées. Les délais maximaux de rétablissement sont de 2 heures pour un incident critique, 4 heures pour un incident majeur et 1 jour ouvré pour un incident mineur. En cas d’indisponibilité, une solution alternative sécurisée de commande et de livraison est mise en œuvre sans coût supplémentaire.

Conditionnement, livraison et sécurité sanitaire

Chaque repas est conditionné individuellement et identifié. Le conditionnement mentionne au minimum la dénomination du plat, la date de préparation ou la date limite de consommation, les modalités de conservation et, le cas échéant, la remise en température.

Les commandes sont livrées chaque midi au plus tard à 12 h 30, du lundi au vendredi hors jours fériés, lors d’une livraison quotidienne unique pour le site. Elles sont déposées dans la cafétéria de l’ARS, au rez-de-chaussée du bâtiment.

Le titulaire respecte la réglementation sanitaire applicable à la préparation, au stockage, au transport et à la livraison, applique les principes HACCP et maîtrise les températures réglementaires jusqu’à la livraison. Il assure la traçabilité des denrées et communique les informations relatives à l’origine, au lot, à la préparation et à la livraison sous 24 heures dans les cas ordinaires et sans délai en cas d’alerte sanitaire.

Les prestations sont soumises à des vérifications quantitatives et qualitatives simples à la réception. Sans décision notifiée dans les 48 heures, les fournitures sont réputées admises le jour de la livraison. Tout repas manquant, détérioré, impropre à la consommation ou substantiellement différent est remboursé intégralement sous 5 jours et remplacé sans surcoût lorsque cela est matériellement possible avant 13 h.

Suivi et responsabilités

Le titulaire est soumis à une obligation générale de résultat. Il fournit les moyens humains et matériels nécessaires, coopère avec les intervenants et remet les livrables associés. Il transmet annuellement et à la demande de l’acheteur un bilan environnemental synthétique. Les obligations de traçabilité, de sécurité sanitaire, de continuité de service et de suivi sont maintenues pendant toute l’exécution.