Plateforme de gestion des titres ferroviaires

Mise à disposition d’une plateforme en ligne couvrant la recherche, la réservation, l’émission, la modification, l’annulation et le remboursement de titres ferroviaires pour les déplacements professionnels. Le périmètre couvre les TGV, Intercités, TER et trains internationaux exploités par la SNCF ou d’autres opérateurs.

La solution doit être accessible sur ordinateur, tablette et smartphone, avec consultation en temps réel des horaires et disponibilités. Elle permet notamment :

• la création d’environ 10 profils nominatifs, avec gestion des habilitations, niveaux d’autorisation et validations ;
• la réservation en 1re ou 2e classe, le regroupement de voyageurs côte à côte ou face à face et l’accès à des places adaptées aux personnes à mobilité réduite ;
• la proposition d’offres de type OUIGO, Trenitalia ou équivalent, ainsi que l’application des tarifs préférentiels ;
• la présentation systématique du meilleur tarif disponible selon les horaires, la flexibilité et les urgences de la mission ;
• l’émission de billets dématérialisés, l’envoi des confirmations par courriel et la notification dans la plateforme ;
• l’export des données en Excel ou PDF, l’accès à l’historique des déplacements et l’intégration éventuelle avec le SI finances ou le SIRH.

Les modifications et annulations portent sur les dates, horaires et parcours. Elles peuvent être effectuées depuis la plateforme ou par assistance téléphonique ; les demandes traitées via la plateforme doivent l’être dans les 30 minutes suivant la demande. Les remboursements et leur suivi sont également pris en charge.

Le titulaire fournit un reporting comprenant la liste des déplacements, la synthèse des dépenses, la répartition par direction, groupement et agent, le taux d’annulation et le bilan carbone de chaque déplacement. La facturation est ventilée selon les modalités définies par le SDMIS, distingue les éventuels frais de service et comporte les justificatifs nécessaires. Des indicateurs portent notamment sur le taux d’émission des billets dans les délais, le temps moyen de réponse et la qualité du reporting.

Déploiement, assistance et continuité

Le déploiement et le paramétrage initial comprennent la création des profils, la structuration des entités, les niveaux de validation, les outils de suivi et de reporting et, si nécessaire, l’intégration aux outils internes. Une formation à distance ou dans les locaux du titulaire est prévue pour les gestionnaires voyages, sous la forme d’une demi-journée destinée à une dizaine de personnes maximum.

Le titulaire désigne un interlocuteur administratif et un interlocuteur technique dédiés, fonctions pouvant être cumulées. En cas de départ ou d’empêchement, le SDMIS doit être informé par courriel au plus tard dans les 24 heures ; le remplaçant et ses coordonnées doivent être communiqués sous 10 jours ouvrés maximum.

Une assistance téléphonique est disponible au minimum 7 heures par jour ouvré, avec une adresse électronique dédiée et un support pour les incidents majeurs ou urgences telles que retards, annulations et grèves. Chaque demande relative à l’outil doit être prise en charge, traitée et solutionnée sous 24 heures. En cas d’indisponibilité totale ou de dysfonctionnement supérieur à 4 heures, les réservations sont réalisées hors ligne.

Sécurité, données et réversibilité

La plateforme respecte le RGPD, protège les données personnelles, utilise un identifiant sécurisé et est hébergée sur des serveurs conformes aux normes françaises ou européennes. Le SDMIS peut demander la suppression ou la restitution des données.

En fin de prestation, les données de réservation, l’historique des déplacements, les données financières ainsi que les profils et paramétrages sont restitués dans des formats standards et exploitables, notamment Excel, CSV ou PDF. La continuité du service est maintenue pendant la période de transition.

Contrôles et admission

Les contrôles quantitatifs vérifient la conformité entre la quantité commandée et celle figurant sur le bon de livraison, dans un délai maximal de 2 jours ouvrés à compter de la livraison. Les contrôles qualitatifs peuvent conduire à une admission, une admission avec réfaction, un ajournement ou un rejet. En cas de rejet, les prestations sont reprises aux frais du titulaire dans le délai fixé par la décision.