Organisation d’un voyage scolaire

Le marché porte sur le transport, l’hébergement, l’animation et/ou les visites pour des élèves et leurs accompagnateurs. Le programme comprend les visites souhaitées, les déplacements associés et les repas, en pension complète.

Transport et organisation

• Les trajets en autocar doivent être effectués en véhicule grand tourisme équipé de ceintures de sécurité. Le chauffeur doit être francophone, expérimenté et habitué à travailler avec des adolescents.
• Aucun surcoût ne peut être facturé si un autocar doit être loué sur place, quelle qu’en soit la raison. Les entreprises de transport par autocar doivent détenir une licence communautaire délivrée conformément au règlement européen n° 361/2014 du 9 avril 2014.
• Le prix proposé comprend les transports liés aux visites, ainsi que les frais annexes de péage, de stationnement et, le cas échéant, de droit d’entrée dans les villes.

Hébergement, repas et visites

Le prestataire garantit le sérieux des familles d’accueil ou des lieux d’hébergement et veille aux conditions de transport, d’hébergement et de restauration. Le prix couvre les visites souhaitées et les petits déjeuners, déjeuners et dîners. Il inclut une assurance annulation collective et individuelle, détaillée, prévoyant le remboursement de la totalité des sommes versées si un événement extérieur oblige l’établissement à résilier le marché, sans pénalités ni frais.

Documents et suivi

Le titulaire fournit les documents nécessaires à l’information des parents et des élèves et remet aux enseignants les documents nécessaires au séjour, notamment les billets d’entrée et vouchers, sans les laisser à imprimer. Si des visites doivent être payées sur place, le prestataire en organise la réservation et précise dans son offre la somme à régler sur place ; une régie d’avance peut alors être remise à l’enseignant par l’établissement. Une permanence est prévue 24 h/24 et 7 jours sur 7.

Le candidat informe le collège des conditions ou restrictions d’accès aux sites selon la réglementation sanitaire COVID-19 applicable au dépôt de l’offre, puis des évolutions réglementaires jusqu’au dernier jour ouvrable précédant le départ. L’offre comprend une attestation originale d’assurance responsabilité civile et une copie de la police couvrant notamment les dommages corporels et matériels et les risques d’intoxication alimentaire ; l’attestation ne doit pas dater de plus d’un mois. Le titulaire maintient sa couverture pendant le contrat, prend intégralement à sa charge toute franchise et informe le collège, dans le délai d’un mois, de toute modification de son contrat d’assurance.