Organisation de séjours en centres de vacances

Le titulaire organise l’accueil, l’hébergement, le transport et les activités d’enfants et d’adolescents de 6 à 17 ans. Les séjours associent loisirs, sport, plein air, découverte et culture, en favorisant l’autonomie et la vie collective.

| Lot | Tranche d’âge | Effectif prévisionnel | Fourchette possible | Maximum d’enfants |
|---|---:|---:|---:|---:|
| 1 | 6 à 10 ans | 13 | 11 à 15 | 15 |
| 2 | 6 à 10 ans | 12 | 10 à 14 | 14 |
| 3 | 11 à 14 ans | 10 | 8 à 12 | 12 |
| 4 | 11 à 14 ans | 8 | 6 à 10 | 10 |
| 5 | 15 à 17 ans | 4 | 2 à 6 | 6 |

Au total, l’effectif prévisionnel est de 47 enfants, pour une fourchette possible de 37 à 57 et un maximum de 57. Les fourchettes ne constituent pas un minimum de commande. L’effectif peut être ajusté de deux enfants au plus à la hausse ou à la baisse, jusqu’à dix jours calendaires avant le départ, sans dépasser le plafond du lot. En l’absence d’inscription, aucun bon de commande n’est émis pour le séjour concerné.

Hébergement, repas et encadrement

L’hébergement est agréé Jeunesse et Sports, de type hôtelier en locaux en dur ou, si le lieu et les activités le permettent, en tentes aménagées. Les chambres accueillent de préférence quatre à six enfants, avec sanitaires à proximité en nombre suffisant. Le site comprend des salles permettant d’accueillir le groupe ou d’organiser des activités en cas d’intempéries, ainsi qu’une infirmerie équipée et des salles d’isolement.

La pension complète comprend quatre repas : petit-déjeuner, déjeuner, goûter et dîner. Les menus et quantités sont adaptés à l’âge, à l’équilibre alimentaire et aux allergies et PAI ; des repas de substitution sont prévus, et des repas sans viande peuvent être proposés. La restauration peut se tenir à l’intérieur ou à l’extérieur selon la météo et doit respecter les exigences de l’arrêté du 8 octobre 2013.

L’encadrement et l’animation sont à la charge du titulaire. L’équipe comprend les personnels nécessaires à l’encadrement de la vie quotidienne et au suivi sanitaire, ainsi que des personnels d’entretien et de restauration en nombre suffisant. Les qualifications doivent correspondre aux exigences réglementaires et aux activités proposées ; les justificatifs de diplômes et de qualification peuvent être demandés avant ou pendant le séjour.

Le prestataire fournit le matériel pédagogique nécessaire aux activités, conforme aux normes et homologations applicables et permettant leur déroulement en sécurité. Il assure l’entretien quotidien des locaux, la fourniture et l’entretien de la literie au moins une fois par semaine (plus si nécessaire) et l’entretien du linge des hôtes au moins une fois par semaine, ou davantage si nécessaire ou en cas d’accident.

Transport et préparation

Le titulaire organise le transport aller-retour et prévoit un encadrement suffisant pendant les transferts, y compris entre le point de départ et la gare, le cas échéant. Pour les autocars, il communique les renseignements utiles sur le transporteur et les véhicules ; les autocars doivent être équipés de ceintures de sécurité et respecter les normes de la profession.

L’offre comprend un programme détaillé des activités et animations ainsi qu’un tableau récapitulatif des menus servis. Les réservations d’hébergement sont justifiées au moins six semaines avant le départ. La Ville peut demander des adaptations du programme jusqu’à six semaines avant le début du séjour.

Le titulaire participe au forum d’information destiné aux familles — généralement organisé un samedi entre mi-avril et mi-mai — et à une réunion d’information auprès des parents des enfants inscrits. Le projet pédagogique présenté précise les activités, l’organisation de la vie quotidienne et la prise en compte du rythme des enfants. L’accès au Wi-Fi et à Internet est impératif ; le titulaire met également à disposition un site Internet sur sa société et ses activités ainsi qu’un répondeur gratuit à destination des parents.

À l’issue des séjours, les familles évaluent l’hébergement, l’alimentation, les activités et sorties, le rythme des journées et l’équipe d’encadrement au moyen d’un questionnaire remis par la commune.