Organisation de séjours de vacances et de loisirs pour enfants et adolescents

Le lot propose au moins 3 destinations en France, dans tout massif montagneux, pour des enfants de 3 à 17 ans. Les séjours sont organisés pendant les vacances scolaires de la zone A et durent chacun de 4 à 21 jours.

En saison hivernale, les séjours de glisse comprennent le forfait de remontées mécaniques avec assurances, le matériel complet de ski en bon état et des cours hebdomadaires encadrés par une école agréée. Le passage des étoiles est possible, mais non obligatoire. D’autres activités thématiques peuvent compléter le programme, par exemple la luge ou le chien de traîneau, ainsi que des activités culturelles. Pour les séjours de printemps, d’été et d’automne, le programme comprend des activités sportives et culturelles diversifiées adaptées au thème montagne.

Organisation et prestations communes

• Transport aller-retour depuis et vers Givors, ainsi que trajets nécessaires aux activités. Le train est la règle et la route l’exception, notamment lorsqu’il n’existe pas d’alternative ferroviaire ou pour les derniers kilomètres. Le titulaire précise les moyens de transport et leur taux d’émission carbone. Départs et retours sont convenus avec la direction Enfance-Jeunesse dans une plage de 7 h à 22 h ; les horaires sont communiqués au plus tard 2 semaines avant le séjour. La ville et les familles sont informées de l’arrivée, des retards, changements ou reports.
• En car : véhicule décrit, conforme aux règles de transport de mineurs, avec chauffeurs suffisamment nombreux et qualifiés, enfants assis, ceintures et pictogramme homologué de transport d’enfants ; strapontins et configuration « 3 pour 2 » interdits. En train : un bagage par enfant, groupe dans le même wagon et couchettes en cas de voyage de nuit.
• Hébergement en bâtiments adaptés aux effectifs et en très bon état. Le dossier de chaque lieu précise notamment sa capacité, les chambres et lits, les sanitaires, salles d’activités, restaurant, aménagement extérieur et distance des activités ; il comprend l’agrément DSDEN et l’avis favorable en cours de validité de la commission de sécurité. Un changement de centre requiert l’accord exprès de la ville, sans modification des conditions d’accueil ni du tarif.
• Le titulaire prend en charge chauffage, eau, gaz, électricité, linge de lit (blanchissage compris) et entretien des locaux. Le linge des enfants est lavé et séché au moins une fois par semaine pour les séjours de 8 jours ou plus. Le linge de lit est changé chaque semaine pour les séjours de plus de 8 jours, et quotidiennement si nécessaire pour les enfants énurétiques ou malades.
• Restauration adaptée à l’âge et aux besoins nutritionnels : 4 repas par jour, produits ultra-transformés proscrits et règle du « fait maison ». Des menus sans viande et sans porc avec produits de substitution sont proposés systématiquement. Le titulaire fournit menus et allergènes, grammages, qualité et origine des aliments, approvisionnement et justificatifs de traçabilité. Des bouteilles d’eau sont prévues lors des activités physiques, surtout en période estivale.
• Le titulaire fournit le catalogue et les fiches descriptives des séjours, photos contractuelles des locaux réellement utilisés, descriptifs d’activités, matériel nécessaire aux activités et équipements de protection associés en parfait état et complets, ainsi que les entrées, guides et frais des visites culturelles. Une activité annulée est remplacée sans surcoût par une activité équivalente.

La ville assure les inscriptions et constitue les dossiers des familles ; le titulaire transmet notamment trousseaux, convocations et étiquettes de voyage, en mettant la ville en copie. Le nombre définitif de places est communiqué au plus tard 10 jours avant le séjour. La ville peut modifier ou annuler un séjour ou réduire les effectifs : si elle intervient 15 jours avant le départ, aucune indemnité ou frais d’annulation n’est dû ; en deçà, une compensation de 15 % du séjour individuel annulé est prévue. La facturation définitive tient compte des déductions en cas de retour anticipé justifié par accident, sanction disciplinaire ou maladie.

Encadrement, suivi et livrables

Le titulaire assure l’encadrement dès le départ et reste responsable des enfants jusqu’à leur remise à leurs parents ou représentants légaux. Taux d’encadrement et qualifications respectent au minimum la réglementation applicable. Au moins 15 jours avant chaque séjour, il transmet la liste nominative du personnel et ses références (direction, animation, assistant sanitaire et personnel de service). Il vérifie, pour chaque intervenant en contact avec les mineurs, l’absence d’inscription au FIJAISV et recueille un bulletin n° 3 de moins de 3 mois ; ces contrôles sont requis avant la première mission d’un nouvel intervenant, renouvelés régulièrement et documentés. Le personnel est sensibilisé à la prévention des violences, aux alertes et signalements, aux bonnes pratiques professionnelles et à l’actualisation de ses connaissances.

Le titulaire adapte, dans la mesure du possible, l’accueil et les activités aux besoins particuliers ; à la demande de la ville, des animateurs supplémentaires peuvent être mobilisés pour un enfant en situation de handicap, le surcoût devant être précisé. Il organise une réunion d’information aux parents au plus tard dans le mois précédant le départ, fournit un support vidéo, photo ou autre pendant et/ou en fin de séjour, et une réunion bilan si la commune la demande. Dans le mois suivant chaque séjour, il remet un bilan écrit couvrant vie quotidienne, hébergement, restauration, hygiène, sécurité, activités, objectifs pédagogiques et participation, inclusion du handicap, incidents et mesures correctives, analyse critique et axes d’amélioration. Le bilan comprend aussi un tableau de bord écoresponsable indiquant le pourcentage de produits bio servis et le mode de transport principal. La ville peut visiter les lieux pendant le séjour : jusqu’à 48 heures par séjour, avec hébergement et repas de l’agent à la charge du titulaire, sans facturation supplémentaire ; prévenance de 12 heures sauf urgence. En cas de difficulté majeure constatée, la visite peut être prolongée sans frais jusqu’au rétablissement de la situation.