Organisation logistique de déplacements et hébergement de délégation

Hébergement et restauration

• Réservation d'hébergements classés au minimum 3 étoiles, situés à proximité des lieux de mission ou des transports publics, avec accès internet haut débit.
• Organisation des repas demandés pendant le séjour (dîners et déjeuners), avec possibilité de panier-repas pour les déjeuners si demandé.

Assurances et garanties opérationnelles

• Proposition d'assurances : assistance-rapatriement, annulation, et responsabilité civile professionnelle couvrant les prestations.
• Garantie d'assistance d'urgence 24h/24 et 7j/7 pendant le déplacement ; permanence téléphonique en heures ouvrées ; délai de réponse maximal de 12 heures pour toute demande de modification.
• Gestion des annulations et reports, organisation rapide de solutions alternatives en cas de retard, grève ou annulation, et aide aux participants pour réacheminement ou démarches administratives.

Documents, justificatifs et conformité SUDOE

• Fourniture de factures détaillées au nom exact indiqué par l'entité contractante, factures d'hébergement individualisées (avec dates et identification des participants), justificatifs de transferts et preuves de paiement.
• Production des pièces justificatives nécessaires à l'éligibilité des dépenses au titre du programme européen concerné et transmission d'un récapitulatif budgétaire et d'un état récapitulatif des prestations.

Livrables post-mission et conservation

• Mise à disposition des documents électroniques exploitables (PDF non verrouillé) dans un délai maximal de 5 jours ouvrés après la fin du séjour.
• Conservation des pièces relatives à la prestation pendant la durée requise par les autorités de contrôle (durée précisée dans le dossier contractuel).

Protection des données

• Respect des exigences de confidentialité et du RGPD ; utilisation des données personnelles uniquement pour l'exécution des prestations prévues.