Organisation logistique déplacements et hébergement

Transport

• Recherche, réservation et gestion des billets pour avion, train ou véhicule routier.
• Gestion des transferts aller/retour et des correspondances, émission des billets électroniques et remise des justificatifs.
• Gestion des variations (modification/annulation) et prise en charge des démarches nécessaires.

Hébergement

• Réservation et gestion d'hébergements de catégorie minimale 3 étoiles ou équivalent.
• Critères d'affectation : proximité des transports publics, accès Internet haut débit, conformité aux normes de sécurité.
• Gestion des facturations hébergement avec nom des participants et dates de séjour.

Restauration

• Organisation des repas selon le programme (petits-déjeuners, déjeuners, dîners) avec possibilité de solutions type panier-repas.
• Élaboration d'un planning repas précis et coordination avec les prestataires hôteliers ou externes.

Assurances et assistance

• Proposition et mise en place d'une couverture d'assurance voyage adaptée aux participants.
• Assistance opérationnelle et téléphonique pendant toute la durée de la mission pour gestion des imprévus, modifications et incidents.

Gestion administrative et financière

• Tenue et contrôle des réservations, factures, billets et justificatifs de déplacement.
• Reporting financier détaillé des dépenses et rapprochement des pièces justificatives.
• Remise des pièces justificatives électroniques (PDF lisible, non verrouillé) dans un délai de 5 jours ouvrés après la fin des déplacements.
• Conservation et archivage des pièces justificatives pendant 5 ans après paiement final.

Livrables attendus

• Dossier électronique de justification complet : factures nominatives, billets électroniques, justificatifs de transfert, preuves de paiement et documents attestant du service fait.
• Reporting financier et bilan post-mission comprenant rapprochement factures/prestations.

Exigences opérationnelles

• Respect strict des formats de justificatifs électroniques (PDF non verrouillé) et des délais de remise.
• Gestion et traçabilité des dépenses conformément aux exigences de contrôle et d'audit attendues.