Organisation logistique des déplacements et de l’hébergement

Organisation logistique du déplacement et de l’hébergement d’une délégation de la Chambre d’agriculture de la Dordogne, composée de 10 personnes au maximum, pour le séminaire final du projet européen ANGEL à Bruxelles. La prestation couvre les réservations, la coordination des intervenants, la gestion administrative et financière, l’assistance aux participants et la production des justificatifs nécessaires au contrôle du programme SUDOE.

Transports et itinéraires

• Trajet Périgueux–Bordeaux en bus, puis Bordeaux–Bruxelles en avion, ou trajet Périgueux–Bruxelles en train avec correspondance.
• Recherche prioritaire d’une solution ferroviaire lorsque l’écart de coût n’excède pas 20 % et que l’écart de durée reste compatible avec les contraintes de la mission.
• Proposition d’itinéraires adaptés à la durée du trajet et au confort des participants.
• Départ le 09/12 au matin, avec une arrivée à Bruxelles au plus tard à 16 h 00, dans le centre-ville, quartier de la gare du Midi.
• Retour le 10/12 après 18 h 00, avec possibilité d’un départ le 11/12 au matin selon les horaires.

Hébergement et restauration

• Hébergement le 09/12 au soir et, le cas échéant, le 10/12 au soir si le départ intervient le 11/12.
• Établissement classé au minimum 3 étoiles ou équivalent, conforme aux normes de sécurité en vigueur, situé à proximité des lieux de mission ou des transports publics et disposant d’un accès internet haut débit.
• Organisation du dîner du 09/12 et, le cas échéant, du dîner du 10/12.
• Organisation du déjeuner du 09/12, avec recherche prioritaire d’une solution de type panier repas.

Coordination, assistance et assurances

Le titulaire coordonne l’ensemble des réservations et fournit un programme détaillé du voyage ainsi que les documents de voyage sous format électronique. Il désigne un interlocuteur unique, assure une permanence téléphonique pendant les heures ouvrées et une assistance d’urgence 24 h/24 et 7 j/7 pendant le voyage. Il doit pouvoir traiter les annulations et reports, proposer rapidement des solutions alternatives en cas de retard, grève ou annulation, et accompagner les participants dans leurs démarches administratives ou de réacheminement.

Les assurances proposées comprennent une assurance assistance-rapatriement, une assurance annulation et une assurance responsabilité civile professionnelle couvrant les prestations fournies.

Documents et justificatifs

Avant le départ, transmission du programme détaillé, des billets et cartes d’embarquement lorsqu’ils sont disponibles, des coordonnées des hébergements et restaurants, des numéros d’urgence et d’un récapitulatif budgétaire. Après la mission, transmission d’une facture détaillée, d’un état récapitulatif des prestations réalisées et d’un bilan financier comparant le prévisionnel et le réalisé.

Le titulaire fournit notamment les factures au nom exact de la Chambre d’agriculture de la Dordogne, les billets électroniques, cartes d’embarquement et justificatifs des déplacements réalisés, les factures d’hébergement individualisées avec dates de séjour, noms des participants et détail des prestations, les justificatifs des transferts locaux et autres frais de transport, les preuves de paiement requises et tout document établissant la réalité du service fait et son lien avec la mission.

Les documents sont transmis sous format électronique exploitable, en PDF non verrouillé et lisible, dans les 5 jours ouvrés suivant la fin du déplacement. L’ensemble des pièces doit être conservé pendant 5 ans après le paiement du solde final du programme, ou pendant toute durée imposée par l’autorité de gestion, et être tenu à disposition en cas d’audit ou de vérification. Le titulaire respecte le RGPD et n’utilise les données personnelles transmises que pour l’exécution du marché. Il peut être tenu de rembourser les sommes correspondant à une dépense rejetée lorsque le rejet résulte d’une faute, d’une négligence ou d’un manquement qui lui est imputable.