Organisation de voyages, transports et hébergements

Prestations accessoires et transferts

• Organisation de transferts aéroport/gare-hébergement, transferts ponctuels et affrètement d’autocars pour groupes.
• Informations voyageurs et assistance logistique en amont et pendant le déplacement.

Prise en charge des groupes et flexibilité

• Traitement prioritaire des voyages de groupe (fréquence de modifications d’effectifs, dates et horaires ; groupes typiques 6–25 personnes).
• Propositions d’optimisation coûts/durée/logistique et adaptation aux programmes de fidélité et cartes de réduction des voyageurs.

Organisation du service et disponibilité

• Référent nommé et suppléant avec engagement de remplacement sous 10 jours ouvrés ; équipe dédiée de 3–4 interlocuteurs.
• Traitement humain par courriel et téléphone pour toutes les demandes ; outil de réservation en ligne paramétré pour trajets simples (possibilité d’assistance humaine si indisponible).
• Horaires d’accès au service : du lundi au vendredi, 9h–19h ; ligne d’urgence dédiée hors heures ouvrées pour situations critiques (départ <24h, voyageurs en déplacement, annulations urgentes).

Sourcing, garanties et gestion financière (modalités opérationnelles)

• Sourcing d’hébergements et garantie de paiement des hébergements prévues comme clauses essentielles.
• Modifications et annulations prises en charge avec gestion des coûts et délais ; titulaire tenu d’un suivi proactif des voyageurs.
• Modalité de refacturation : transports et hébergements refacturés au prix coûtant des fournisseurs ; rémunération du titulaire via frais d’agence définis au bordereau des prix unitaires.

Reporting et qualité

• Récapitulatif mensuel des commandes avec détail exploitable (Excel/CSV), rapports trimestriels d’activité et d’anomalies avec plan correctif, bilan annuel incluant empreinte CO2.
• Niveaux de service et délais de réponse définis par type de demande (standard, urgente, complexe) et calendriers de réunion de suivi (au minimum trimestriels).

Confidentialité et conformité

• Protection des données voyageurs conforme au RGPD ; responsabilités et obligations relatives aux sous-traitants ; restitution ou destruction des données en fin de contrat.

Sanctions et garanties de conformité

• Pénalités prévues pour manquements contractuels (délais, non-production de rapports, non-remplacement du référent, hébergement non payé, etc.), ainsi que clauses de résiliation pour faute ou motif d’intérêt général.