Organisation et gestion des déplacements professionnels

Délais et réactivité

• Traitement des demandes et production de devis/confirmations selon des délais définis (ex. 24–48 h selon mode online/offline).
• Émission rapide des billets/confirmations après validation des réservations.

Portail de réservation et gestion des utilisateurs

• Mise à disposition d'un portail de réservation en ligne avec gestion des comptes et profils utilisateurs.
• Paramétrages configurables (règles de prise en charge, circuits de validation, règles de remboursement).
• Formation des utilisateurs avant mise en service effective et fourniture de documentation utilisateur.
• Mécanismes de traçabilité, reporting et déploiement progressif.

Mode offline

• Option de traitement offline pour cas exceptionnels, avec devis préalables et validation selon règles internes.

Assistance d'urgence voyageurs

• Dispositif d'assistance accessible 24/7 par téléphone non surtaxé pour gérer annulations, retards, ruptures de correspondance, difficultés d'hébergement et situations de sécurité.
• Conditions tarifaires éventuelles prévues au bordereau de prix unitaire et facturées uniquement en cas d'usage.

Enjeux environnementaux et reporting

• Priorisation de modes à faibles émissions lorsque pertinent (ex. rail lorsque raisonnable).
• Réduction du recours au papier par transmission dématérialisée des documents.
• Reporting régulier (périodicité précisée) sur la répartition des déplacements par mode de transport.

Périmètre opérationnel

• Couverture : réservation et émission de titres de transport, réservation d'hébergement et gestion des prestations annexes liées aux déplacements.
• Conformité aux règles applicables aux frais de déplacement et aux contraintes réglementaires en vigueur.